Das Institut Bauen und Umwelt e. V. (IBU) ist ein Zusammenschluss von über 330 Bauprodukteherstellern zum Betrieb eines internationalen Programms für Umwelt-Produktdeklarationen. Wir setzen uns ein für nachhaltiges Bauen, Transparenz und Überprüfbarkeit. Wer mit Nachhaltigkeit wirbt, sollte diese auch belegen können. Genau das macht die Baustoffindustrie unter dem Dach des IBU mit Umwelt-Produktdeklarationen (Environmental Product Declaration – kurz: EPD), einem international anerkannten und genormten Instrument für die Nachhaltigkeitszertifizierung.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unsere Geschäftsstelle in Berlin einen oder eine

Office Manager/-in (m/w/d)

am besten in Vollzeit. Du unterstützt das Team der Geschäftsstelle durch administrative und operative Tätigkeiten, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

Deine Aufgaben

• Organisation: Büroorganisation, Sekretariatstätigkeiten, Büroablage, Termin- und Fristenkontrolle
• Interne und externe Bürokommunikation per E-Mail und Telefon
• Vorbereitung von Meetings, Terminen, Korrespondenzen
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
• Koordination externer Dienstleister und Projektpartner
• Pflege und Verwaltung von Vertragsdokumenten
• Erstellung und Verwaltung von projekt­spezifischen Unterlagen
• Betreuung der digitalen Infrastruktur Tools, Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Datenpflege des CRM-Systems
• Aktive Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen und organisatorischen Aufgaben sowie Reisemanagement und bereichsübergreifende Terminkoordination
• Teamarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen der Fachbereiche
• Übernahme von weiteren (Teil-)Projekten

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär/-in) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du hast einschlägige Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren in einer vergleichbaren Position.
• Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie hohe Eigeninitiative sind für Dich selbstverständlich. Dabei verfügst Du über ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Verständnis für (kaufmännische) Prozesse und Abläufe sowie die Nutzung digitaler Tools inkl. des Pakets Microsoft 365.
• Du bist bereit zur Einarbeitung in weitere Softwareprogramme und CRM-Systeme.
• Du bist ein Organisationstalent mit Sorgfalt, effizienter Arbeitsweise und Eigenverantwortung.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.

Was wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Tage Jahresurlaub (bei einer 5 Tage Woche)
• Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• Teilzeit-Modelle
• Betriebliche Altersvorsorge
• Deutschland-Ticket (auch zur privaten Nutzung)
• Offene Arbeitsatmosphäre
• Ein junges Team mit flachen Hierarchien
• Gute Verkehrsanbindung in zentraler Lage in Berlin-Mitte
• Zukunftsorientierter Verband mit Wachstumspotenzial

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Sende Deine aussagekräftige Bewerbung (inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und frühestmöglichen Einstiegsdatum bitte in einer zusammenhängenden PDF-Datei bis zum 08. September 2024 an info@ibu-epd.com.

Für Fragen zu dieser Position steht im Vorfeld steht gerne Anita Kietzmann unter 030/30877 48-0 zur Verfügung.