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Office Manager (m/w/*)

Unternehmen
IFAW: International Fund for Animal Welfare
Hamburg, Deutschland

Jobbeschreibung

Der ifaw ist eine weltweite gemeinnützige Organisation für die bessere Koexistenz von Tieren und Menschen. Wir sind in mehr als 40 Ländern der Welt und auf den Meeren im Einsatz. Wir retten und pflegen Tiere, wildern sie wieder aus und bewahren und schützen ihre natürlichen Lebensräume. Die Probleme, denen wir uns stellen, sind drängend und komplex. Um sie zu lösen, brauchen wir mutiges Handeln und kluges Denken. Wir arbeiten mit Gemeinden, Regierungen, anderen NGOs und Unternehmen zusammen. Gemeinsam finden wir neue und innovative Wege, damit sich alle Arten in ihrem Lebensraum entwickeln können. So geht’s: ifaw.org

Für unser deutsches Büro in Hamburg suchen wir ab sofort eine/n

Office Manager (m/w/d)*
in Vollzeit

Ihre Aufgaben

Als Office-Manager tragen Sie die Verantwortung für alle kaufmännischen und organisatorischen Abläufe im deutschen IFAW Büro in Hamburg. Zudem sind Sie verantwortlich für das gesamte Personalmanagement unseres Büros. Sie arbeiten eng mit unserer Zentrale in den USA im Bereich Human Resources, dem EU-Finance Service Center und unserer IT in UK zusammen. Sie übernehmen gerne Verantwortung und arbeiten selbstständig an Ihren Aufgaben. Sie fühlen sich gleich wohl bei der Koordination von administrativen Tätigkeiten sowie der Organisation interner und externer Veranstaltungen. Zu ihren weiteren Verantwortlichkeiten zählt ebenso das Facility Management. 

Ihre Verantwortlichkeiten

Personalmanagement

  • Ansprechpartner/in in allen arbeitsrechtlichen und personalrelevanten Fragen
  • Personalrecruiting
  • Personalverwaltung
  • Arbeitsvertragsgestaltung und Zeugniserstellung
  • Verantwortung der externen Gehaltsabrechnung
  • Zusammenarbeit mit Krankenkassen und Behörden
  • Erstellung von monatlichen und jährlichen Meldungen
  • Personalentwicklung – Auswahl von Trainern, Coaches, Fortbildungen, Praktikanten
  • Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
  • Führen von Personalgesprächen
  • Anleitung und Betreuung von Praktikanten
  • Personalakquise

Office Management

  • Koordination und Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe
  • Budgetplanung
  • Organisation von Veranstaltungen und Events (in- und extern)
  • Ansprechpartner/in für Versicherungen
  • Vertragswesen
  • Koordination Datenschutz – HR-Themen
  • Ansprechpartner/in bei IT-Fragestellungen

Finance

  • Koordination der Finanzverwaltung des deutschen Büros mit dem EU-Finance-Service Center
  • Erstellung von monatlichen Meldungen
  • Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern, Jahresabschluss
  • Zusammenarbeit mit Behörden und Ämtern
  • Unterstützung bei der Verwaltung von institutionellen / staatlichen Zuschüssen und Finanzierungen

Anforderungen

  • Erfolgreich abgeschlossenes Studium z.B. BWL mit Schwerpunkt HR, Arbeitsrecht, Finanzen oder erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise eine betriebswirtschaftliche Weiterbildung
  • mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
  • Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
  • Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen sowie IT-Kenntnisse
  • Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationstalent sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeiten
  • Integrität und Loyalität sind für Sie selbstverständlich
  • Sehr detailorientiert und selbstmotiviert mit exzellentem Zeitmanagement
  • Fähigkeit, in einer schnelllebigen Arbeitsumgebung innerhalb einer internationalen Matrixorganisation unabhängig zu arbeiten
  • Flexibilität und Reisebereitschaft ins In- und Ausland werden je nach Bedarf erwartet
  • Leidenschaft für das Wohlergehen der Tiere und Verpflichtung zur Förderung der IFAW-Mission

 Bewerbung

Die Bewerbung bitte mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen, Ihren Gehaltsvorstellungen und Ihrer Verfügbarkeit in Englisch und Deutsch an: sgebhardt@ifaw.org. Alle Bewerbungen werden vertraulich behandelt.

IFAW Internationaler Tierschutz-Fonds gGmbH
z. Hd. Frau Susanne
GebhardtMax-Brauer-Allee 62-6422765 Hamburg

 *Die Bezeichnung Office Manager wird in diesem Stellenangebot allein aus Gründen der Vereinfachung verwendet und ist geschlechtsneutral.



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