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Sekretariat (w/m/*) / Assistenz (w/m/*) der Geschäftsführung

Unternehmen
AVE Institut für Achtsamkeit, Verbundenheit und Engagement
Berlin, Deutschland

Jobbeschreibung

Sekretariat (w/m/d) / Assistenz (w/m/d) der Geschäftsführung
 in Vollzeit (40 Std.) oder Teilzeit (30 Std.) in Berlin

Das Institut für Achtsamkeit, Verbundenheit und Engagement, 2018 gegründet, möchte Impulse für den Bildungsbereich geben, damit Achtsamkeit und Empathie Teil der Schulkultur werden.

Denn für ein gelingendes Leben brauchen junge Menschen mehr Fähigkeiten, als die Schulen ihnen derzeit mit auf den Weg geben. Dazu gehört sich selbst wahrzuzunehmen, die Aufmerksamkeit bewusst zu lenken, die Emotionen zu regulieren, gute Beziehungen zu knüpfen und sich mit seinen ihren Potenzialen in die Gesellschaft einzubringen.

Wir sind der Überzeugung, dass Achtsamkeit in die Schulen gehört: als eine Kulturtechnik wie Lesen und Schreiben. Dabei geht es uns nicht darum, Lernen effizienter zu machen. Vielmehr sehen wir in der Achtsamkeit eine innere Haltung zum Leben.

Ihre Aufgaben

Für unser Berliner Büro suchen wir ab sofort ein echtes Organisationstalent: Aktiv entlasten Sie die Geschäftsführung durch die Sicherstellung eines reibungslosen Back-Office-Ablaufs sowie die Schaffung von Strukturen für die Umsetzung unserer Anliegen und Aktivitäten. Dies beinhaltet u.a.

  • Eigenständiger Aufbau des Büros des Instituts – eigenständige Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie die eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz, Postein- und -ausgang, Telefonzentrale, Terminkoordination
  • Aufbau, Strukturierung und Pflege einer zentralen Dokumentenablage
  • Einfache vorbereitende Buchhaltung (Rechnungseingang, Überweisungen tätigen, Vorkontierung)
  • Einführung und Pflege einer CRM-Datenbank
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungsunterlagen, Ergebnissicherung, Protokollführung
  • Vorbereitung und Organisation von Meetings und Workshops
  • Informationsbeschaffungs- und Recherchearbeiten
  • Veranstaltungsorganisation: Eigenständige Organisation von kleineren Veranstaltungen und Events
  • Projektassistenz: Koordination und – bei entsprechender Qualifikation – Leitung von (Teil-)Projekten und Aktivitäten

Anforderungsprofil

  • Sie haben einen qualifizierten Berufsabschluss in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf und
  • mehrjährige Berufserfahrung in dem beschriebenen Aufgabengebiet.
  • Sie sind fit in allen Office-Anwendungen und in den neuen Medien.
  • Ihr Deutsch und Englisch ist fließend in Wort und Schrift.
  • Sie haben Spaß daran zu organisieren, handeln eigenverantwortlich und haben Freude am Aufbau und Organisieren eines kleinen Büros.
  • Selbständiges, strukturiertes Arbeiten und analytische Vorgehensweise kennzeichnen Ihre Arbeitsweise.
  • Erfahrung im Projektmanagement ist von Vorteil.
  • Sie bringen ein gutes Zahlengefühl und Erfahrung in der Arbeit mit Datenbanken mit.
  • Wir wünschen uns außerdem ein echtes Interesse an den Themen Bildung, Schule sowie Achtsamkeit und Empathie.
  • Sie haben idealerweise Branchenkenntnisse im gemeinnützigen– oder im Bildungsbereich, wir sind aber auch für Quereinsteiger aus anderen Branchen offen.

Wir bieten

  • eine interessante, anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung – in einem noch sehr kleinen, engagierten Team bei einem Arbeitgeber mit Zielen, für die sich der Einsatz lohnt.
  • eine angemessene Vergütung.
  • flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten sowie Homeoffice-Möglichkeiten.
  • einen auf 12 Monate befristeten Arbeitsvertrag mit angestrebter Überführung in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.

Ansprechpartner: Tobias Röder
AVE Institut für Achtsamkeit, Verbundenheit und Engagement gGmbH
// Wege zu einer neuen Bewusstseinskultur //

Email: tobias.roeder@ave-institut.de



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