Administration Jobs

Du unterstützt unser Team in allen administrativen Aufgaben. Du sorgst dafür, dass das Büro läuft und die Projekte organisatorisch und buchhalterisch unterstützt werden. Assistenz von Geschäftsführung und Team: Reisebuchungen, Veranstaltungs- und Programmmanagement, Terminvorbereitungen, Erstellen von PowerPoint Präsentationen. Büromanagement: Bestellung von Materialien, Empfang von Gäst*innen, Betreuung von E-Mail-Postfächern, Pflege der Adressdatenbank.

Fachliche und disziplinarische Führung sowie Weiterentwicklung eines dreiköpfigen Buchhaltungsteams. Verantwortung für eine ordnungsgemäße, vollständige und fristgerechte Finanzbuchhaltung einschließlich Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr. Koordination und Qualitätssicherung der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse nach HGB unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen gemeinnütziger Organisationen.

Stärkung von Employer Branding nach innen, Mitarbeitendenbindung und Arbeitsklima durch geeignete Maßnahmen Weiterentwicklung und Koordination des organisationsweiten Onboardings sowie Vernetzungsformate für neue Mitarbeitende Begleitung von Veränderungsprozessen (Change-Management) inkl. verständlicher interner Kommunikation neuer Strukturen und Prozesse Konzeption und Begleitung interner Personal- und Führungskräfteentwicklung zu Zusammenarbeit, Kommunikation, Führung und Veränderung

Sie verantworten das Förderprogramm inhaltlich und operativ – von der Ausschreibung bis zur Abschlussveranstaltung – und sind die Ansprechperson für alle Belange rund um den gesamten Programmzyklus. Programmentwicklung: Sie treiben die Entwicklung des Programms aktiv voran und bringen sich kreativ in die Konzeption einzelner Programmbausteine ein. Programmsteuerung: Sie koordinieren den gesamten Programmzyklus, verwalten Budget und Zeitplan.

Verantwortung für die gesamte Organisation und gute Betriebsabläufe. Personalführung von derzeit 75 ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen. Verantwortung für und Koordination von Buchhaltung, Marketing, Einkauf, Verkauf. Bericht an die Gesellschafterversammlung. Die Weiterentwicklung des Konzepts für unsere Weltläden.

Erfassung, Quittierung und Versand eingehender Spenden. Durchführung des Zahlungsverkehrs In- und Ausland (nicht EG-Staaten). Schriftverkehr mit Spender*innen. Unterstützung bei der Abwicklung von Nachlassverfahren. Unterstützung bei der Verwaltung von Wohnungen. Vorbereitende Tätigkeiten für den Jahresabschluss. Mitwirkung bei der Optimierung von Digitalisierungs- und Datenschutzprozessen.

Fachliche und inhaltliche Umsetzung des Stiftungszwecks. Rechnungswesen / Buchhaltung / Gehaltsabrechnungen. Kontoführung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Budgetplanung und -kontrolle. Spendenverwaltung / Fundraising. Hausverwaltung. Umsetzung der Beschlüsse des Vorstandes und des Stiftungsrats. Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen und Berichterstattung. Vorbereitung des Jahresabschlusses und Tätigkeitsberichts zum 31.12.

Sie übernehmen die fachliche und organisatorische Leitung des Bereichs IT und tragen Verantwortung für einen sicheren, stabilen und wirtschaftlichen IT-Betrieb. Sie entwickeln die IT-Strategie und die technische Infrastruktur der AWO Rheinland kontinuierlich weiter und bewerten dabei insbesondere die Möglichkeiten und Auswirkungen von Microsoft 365, Cloud-Technologien sowie modernen Betriebs- und Sicherheitskonzepten.

Im Rahmen des Projekts „Atmendes Rechenzentrum – Lebenszyklusanalyse für Rechenzentrumsinfrastrukturen" wird ein umfassender Ansatz zur ökologischen, ökonomischen und sozialen Bewertung von Rechenzentrumsinfrastrukturen entwickelt. Ziel ist die Anwendung geeigneter Life Cycle Assessment (LCA)-Verfahren auf HPC-, KI- und Großdatenspeichersysteme sowie die Ableitung von Maßnahmen zur Dekarbonisierung, Ressourceneffizienz und nachhaltigen Infrastrukturentwicklung.

Enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen unserer vielfältigen Rotkreuz-Dienste. Erstellung von Analysen und Wirtschaftsplänen. Identifikation von Potenzialen & Entwicklung von abgeleiteten Maßnahmen. Unterstützung bei Verhandlungen. Weiterentwicklung der Prozess- und Systemlandschaft (z.B. CSS eGecko und Corporate Planner).

Vollumfängliche rechtliche Beratung des Vorstands, Aufsichtsrats und aller Vereinsbereiche, ggf. gemeinsam mit externen Fachberatern, sowie zu Compliance-, Governance- und Integritätsfragen. Rechtliche Verhandlung, Prüfung und Erstellung von (auch internationalen) Verträgen sowie Identifikation und Bewertung rechtlicher Risiken, sowie Vertragsverwaltung.

Du baust AI-Agents und Automationen, die tatsächlich funktionieren und genutzt werden. Du verbindest unsere CRM-, CMS- und ERP-Systeme mit make.com und machst damit den Alltag deiner Kolleg:innen deutlich entspannter. Du bist Teil unseres Webshop- und Website-Relaunches – von der ersten Idee bis zum Go-live. Du arbeitest mit make.com, JavaScript, Python und den modernsten Low-/No-Code-Tools.

Steuerung und Controlling der Flächensicherung für Wind- und Solarprojekte in Deutschland. Unterstützung bei vertraglichen Themen rund um die Flächensicherung, inkl. Prüfung, Korrektur und Vervollständigung von Verträgen. Koordination und Abwicklung grundbuchrelevanter Prozesse, von der Einholung von Unterlagen bis zur Eintragung von Dienstbarkeiten.

Aufbau des neuen wpd-Geschäftsfelds Data Center. Entwicklung und Steuerung von Rechenzentrumsprojekten über alle Projektphasen hinweg in Zusammenarbeit mit unseren interdisziplinären Fachabteilungen. Durchführung von Machbarkeitsstudien in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht. Koordination und Begleitung der Akquise und Entwicklung von passenden Flächen sowie Vorbereitung des Netzanschlusses.

Arbeitssicherheit: Sie unterstützen die Fachkraft für Arbeitssicherheit im operativen Tagesgeschäft und bei der Umsetzung arbeitssicherheitsrelevanter Maßnahmen. Fachbereichsunterstützung: Sie unterstützen die Fachbereiche bei der Umsetzung gesetzlicher und betrieblicher Anforderungen in den Bereichen Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz.

Umfassende Bearbeitung der Verwaltungsdokumentation des Standorts, einschließlich Prüfung, Erfassung, Archivierung und fristgerechter Eingabe der Daten in die Systeme. Sicherstellung einer fristgerechten, vollständigen und korrekten Dokumentation. Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Kunden, einschließlich Abrechnung und Bestätigung von Transportdaten.

In dieser Position gestaltest du die digitale Weiterentwicklung unseres Mess- und Abrechnungswesens aktiv mit. Zu deinem Aufgabenbereich gehören der Ausbau, die Inbetriebnahme und der zuverlässige Betrieb unseres Smart-Metering-Netzwerks zur automatisierten Datenfernübertragung für die Wärmenebenkostenabrechnung.

Aufbereiten von Management-Reportings, Statistiken und Kennzahlen in Verbindung mit Pflegen relevanter Daten und Sicherstellen einer verlässlichen Dokumentation und Auswertung. Unterstützen des Health, Safety & Environment Teams (HSE) im operativen Tagesgeschäft sowie eigenständiges Übernehmen organisatorischer und administrativer Aufgaben.

Experte/-in für alle Backendsysteme im Bereich Ladeinfrastruktur. Vertrieb der Systemlandschaft WWL gegenüber den Kunden. Einrichtung sowie Pflege und Betreuung von Tarifangeboten im Abrechnungssystem. Mitentwicklung der Prozesslandschaft innerhalb der WWL.

Du verantwortest den Aufbau und die Weiterentwicklung der SAP Analytics Cloud (SAC) sowie der Business Data Cloud (BDC) und sorgst für eine leistungsfähige, sichere und benutzerfreundliche Systemlandschaft. Die technische Datenarchitektur gestaltest du aktiv mit, entwickelst Integrationskonzepte und bindest moderne KI-Lösungen ein. Du überwachst und optimierst die bestehende SAP-Landschaft, insbesondere die Integrationen über CPI und die SAP Business Technology Platform (BTP). Gemeinsam mit den Fachbereichen entwickelst du passgenaue Datenmodelle und Architekturen für Reporting- und Analyseanforderungen.