Finanzen

Als Personalreferent*in übernehmen Sie die Personalbetreuung der Mitarbeitenden – vom Onboarding bis zum Offboarding. Sie beraten die Geschäftsführung zu allen Personalthemen und stehen den Mitarbeitenden als Berater*in für alle Fragen rund um das Arbeitsverhältnis zur Verfügung. Sie koordinieren und steuern eigenständig die Recruitingprozesse, erarbeiten Personalentwicklungsmaßnahmen und übernehmen die Planung und das Controlling für die Personalkosten.

Du entwickelst und implementierst eine strategische Roadmap für das Nachlass-Fundraising und Großgeber*innen und baust diese Bereiche systematisch aus. Du identifizierst, gewinnst und betreust Großgeber*innen und entwickelst individuelle Förderstrategien. Du baust langfristige, vertrauensvolle Beziehungen auf und pflegst diese kontinuierlich und individuell. Du entwickelst den Bereich Nachlass-Fundraising strukturiert weiter und begleitest potenzielle Erblasser*innen sensibel, diskret und professionell. Du planst und begleitest persönliche Gespräche, Veranstaltungen und Formate, die Beziehungen vertiefen und Vertrauen stärken. Du arbeitest eng mit dem Bereich Marketing zusammen, um zielgruppenorientierte Inhalte, Kampagnen, Materialien und Ansprache Konzepte zu entwickeln. Du nutzt unser CRM-System strategisch für Relationship Management und zur Analyse der Wirksamkeit deiner Maßnahmen.

Du konzipierst und erarbeitest komplexe Projektanträge und Projektbudgets in enger Zusammenarbeit mit internationalen IJM-Partnerbüros sowie gegebenenfalls lokalen Partnerorganisationen. Du betreust bestehende Förderpartnerschaften mit Stiftungen und entwickelst diese strategisch weiter. Du identifizierst neue Förderpotenziale und entwickelst passende Ansätze für Stiftungen und weitere philanthropische Partner/-innen. Du begleitest und steuerst Förderprojekte über den gesamten Projektzyklus hinweg und berücksichtigst dabei die Anforderungen institutioneller und privater Fördermittelgeber. Du erstellst eigenständig Zwischen- und Abschlussberichte einschließlich der Nachweise zur Mittelverwendung. Du betreust und bindest bereits aktive Großspenderinnen und -spender persönlich und individuell. Du identifizierst und gewinnst eigenständig neue Großspenderinnen und -spender.

Für unseren nächsten Wachstumsschritt suchen wir eine erfahrene Fundraising-Persönlichkeit, die unsere Förderbeziehungen strategisch ausbaut mit Schwerpunkt auf Philanthropie, Großspenden und dem Aufbau skalierbarer Förderformate. Du arbeitest eng mit den Gründer*innen zusammen und verantwortest Strategie sowie Reporting.

Unterstützung der externen Buchhaltungsprozesse sowie der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. Debitorenmanagement: Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Forderungsüberwachung sowie Steuerung von Mahnprozessen. Fördermittelmanagement: Erstellung und Prüfung von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen. Koordinierung und Support externer und interner Stakeholder: Korrespondenz mit Partner*innen, Behörden und ähnlichen Stellen im Kontext täglicher Verwaltungsprozesse sowie die Unterstützung des gesamten PHINEO Teams bei Rückfragen rund um die Themen Finanzen und Controlling. Kostenrechnung und Controlling: Erstellung von Auswertungen für Geschäftsbereiche, den Vorstand und unsere Gremien. Vertragsmanagement: Erstellung von Verträgen, Nutzung und Pflege des digitalen Tools zur Dokumentation jeglicher Vertragsprozesse, Koordinierung von Unterschriftsprozessen.

Strategie: Du entwickelst und implementierst gezielte Fundraisingstrategien mit Fokus auf Privatspender:innen und Unternehmenskooperationen – in enger Abstimmung mit dem Team. Privatfundraising: Du betreust unsere bestehenden Privatspender:innen, entwickelst Maßnahmen zur Spenderbindung und gewinnst neue Unterstützer:innen mit kreativen Ansätzen. Firmenfundraising: Du baust aktiv Kooperationen mit Unternehmen auf, pflegst bestehende Partnerschaften und entwickelst individuelle Kooperationsmodelle (z. B. Sponsoring, CSR-Projekte, Anlassspenden). Projektmanagement: Du planst und steuerst Kampagnen (on- und offline) im Privat- und Firmenfundraising und setzt diese eigenverantwortlich um. Dabei arbeitest Du eng mit den verschiedenen Bereichen unseres Kinderdorfes zusammen. Netzwerk: Du baust unser Netzwerk an Förderer:innen aus Wirtschaft und Gesellschaft weiter aus. Außerdem organisierst Du Besuche von interessierten Privat- und Firmenspender:innen und führst sie durch das Kinderdorf. Veranstaltungen: Du unterstützt bei Veranstaltungen, wie z.B. unserem großen Kinderdorffest. Organisation & Dokumentation: Du pflegst und verwaltest relevante Daten zu Privatspendern und Unternehmen und verwaltest die eingehenden Sach- und Geldspenden sowie die Geldauflagen in unserer Datenbank.

Sie übernehmen in Abstimmung und gemeinsam mit den Kolleg*innen im Verwaltungs-Team Verantwortung für die Gewährleistung reibungsloser administrativer Abläufe unserer Arbeit, insbesondere im Bereich Office- und Eventmanagement. Im Einzelnen bedeutet das: Sie koordinieren die Prozesse mit unseren Dienstleister*innen und dem Team rund um das Büro in der Boyenstraße 41 und setzen Projekte im und um Büro mit den Dienstleister*innen und dem Team um, Sie sind die*der erste Ansprechpartner*in für telefonische und schriftliche Anfragen und Anliegen an die GFF und betreuen diese individuell und wertschätzend, Sie sind verantwortlich für die administrative Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Konferenzen und sind verantwortlich für Evaluation und Qualitätsmanagement.

As part of an international team of interdisciplinary experts currently working on over 40 externally funded projects, you will be the central point of contact for financial and administrative project support. This ranges from support with costing at the project application stage, project set-up after commissioning, project controlling, ongoing communication with the project team and third-party funding providers to project accounting, keeping cost records, preparing the project for audits and audit support. You will be part of the project team and actively and continuously supervise the projects.

Die Stelle verbindet Aufgaben im Projekt- und Prozessmanagement mit klassischen Assistenzaufgaben und bietet Ihnen die Möglichkeit, Verantwortung in einer dynamischen Aufbauphase zu übernehmen. Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen. Verantwortung für die Organisation und Weiterentwicklung effizienter Büro- und Verwaltungsprozesse (z.B. Bearbeitung des Schriftverkehrs, Ablage & Dokumentenmanagement, Terminmanagement etc.). Erstellung und Abstimmung von Präsentationen, Projekt- und Geschäftsberichten. Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung vielfältiger Projekte (z.B. im Zusammenhang mit Therapieoptimierungsstudien, Sicherstellung des Qualitätsmanagements oder Antragsstellung für Fördergelder). Monitoring von Projektfortschritten und Kommunikation mit Projektbeteiligten. Organisation von Veranstaltungen und Meetings. Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Arbeitsgruppensitzungen.

Als Sparringspartner*in der CFO-Funktion verantwortest Du die finanzstrategische Steuerung unseres gesamten Projektportfolios. Du sorgst für Transparenz über Budgets, Forecasts und Risiken, etablierst Standards und Qualitätssicherung und stellst sicher, dass alle Prozesse auditfest und donor-konform sind. Gleichzeitig führst Du ein Team von rund fünf Mitarbeitenden im Finanzbereich und bleibst operativ eng an der Praxis, indem Du ein eigenes Projektportfolio (ca. 40-50% der Tätigkeit) vollständig selbst steuerst. Zu Deinen Aufgaben gehören die Steuerung von Kapazitäten, Aufbau und Weiterentwicklung von Standards, Etablierung von Reviews und Qualitätssicherungsprozessen, zentrale Ansprechperson für Förderregeln und Compliance-Fragen, Zusammenarbeit mit Finance & Controlling sowie End-to-end Verantwortung für ein eigenes Projektportfolio.

Unterstützung bei allen administrativen Aufgaben der Personalverwaltung von Eintritt bis Austritt, On- und Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Administrative Unterstützung im Bewerbungsmanagement (Ausschreibungen veröffentlichen, Prüfung eingehender Bewerbungen etc.), Betreuung der Mitarbeitenden in personalrelevanten Fragestellungen, Pflege und Verwaltung von Personalakten, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und personalrelevanten Bescheinigungen und Infoblättern, Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten, Betreuung und Systemadministration der Personalsoftware Personio, Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden, Bearbeitung von Anträgen zur Bildungszeit und betr. Altersvorsorge, Mitarbeit bei der Konzeption und Umsetzung von Prozessen und Strategien

Als Vorstand der Johannes-Beese-Stiftung tragen Sie die Gesamtverantwortung für die strategische und operative Steuerung der Stiftung. Sie verantworten die Budgetplanung und -kontrolle der Stiftung und stellen eine effiziente und wirkungsorientierte Mittelverwendung sicher. Sie planen, steuern und überwachen sämtliche Bauprojekte von der Bedarfsermittlung über die Umsetzung bis hin zur Übergabe in enger Zusammenarbeit mit den lokalen Partnern vor Ort. Sie arbeiten eng mit dem Stifter, dem Beirat, den Projektmanagerinnen sowie einem Netzwerk aus Partnern in den Projektländern zusammen, darunter Bauunternehmen, NGOs, Schulen, Dorfgemeinschaften, lokalen Behörden und Bildungsministerien. Sie stellen sicher, dass die Projekte eine messbare soziale Wirkung entfalten und entwickeln geeignete Monitoring- und Evaluationssysteme.

Du analysierst Organisationen, deren Prozesse und Strukturen und deren Wirkungen, und ordnest diese in ihren Themengebieten ein. Du entwickelst und führst Workshops, Beratungen und Sparrings für NPOs, Förderorganisationen und Philanthrop*innen. Du berätst und begleitest sie bei Fragen der Implementierung von wirkungsorientiertem Arbeiten und entwickelst gemeinsam mit deinem Team neue Ideen zum Thema kollektive Wirkung.

Du verantwortest die Arbeitsvorbereitung bei Projektvergaben umweltfachlicher Leistungen. Dabei organisierst du selbständig die notwendigen Beschaffungsprozesse (Waren, Lieferungen und Leistungen) im Bereich der Kompensationsmaßnahmen bzw. Umweltprojekte nach definierten Vorgaben. Von dir werden Genehmigungen eingeholt für zusätzliche auftrags- und/oder projektspezifische Informationen für Kompensationsmaßnahmen, Inspektionsaufträge und für die Bauüberwachung. Das Management der Inspektionsdaten liegt bei dir, inklusive dem Überwachen der Datenqualität, der Datenpflege und auch dem Einspielen von Daten.

Deine Aufgaben umfassen im Kern: Administrative Unterstützung der Kaufmännischen Leiterin, Mitwirken bei der richtlinienkonformen Abrechnung der finanziellen Mittel, kaufmännisches Prüfen und Bewerten der Rechnungslegung, Unterstützen und Durchführen des Budgetcontrollings, insbesondere bei der Überwachung von Sachausgaben, Übernehmen von Finanzdaten des externen Dienstleisters einschl. Kontenabstimmung und Plausibilitätskontrolle, Klären von bilanziellen Sachverhalten, Koordinieren der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sowie Zuarbeiten bei Steuerunterlagen, Mitarbeiten und Erarbeiten der Finanzpläne und Kalkulationen im direkten Austausch mit den Fachabteilungen, Unterstützen beim Erstellen von Berichten und bei etwaigen Zuwendungen, Erstellen der Projektdokumentation und Übernahme des förderspezifischen Projektmanagements und der Abrechnung, Erstellen von Statistiken, Auswertungen und Präsentationen, Dokumentenmanagement, strukturierte Ablage und Mitarbeiten beim Weiterentwickeln von Standards für das Finanzmanagement.