Finanzen

Pflege und Ausbau der Beziehungen zu unseren Förderer*innen, sowie Stiftungen und Großspender*innen. Gezielte Ansprache und Gewinnung neuer Förderpotenziale im Bereich Stiftungen und Großspenden. Mitwirkung bei der Entwicklung von Strategien zur langfristigen Bindung und Weiterentwicklung von Förderbeziehungen. Organisation und Umsetzung exklusiver Förderformate. Erstellung zielgruppenspezifischer Kommunikationsmaterialien, z.B. Projekt- und Programmexposees in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.

Im Bereich Unterstützung der Abteilungsleitung Human Resources: Terminkoordination und Vor- und Nachbereitung von Meetings, Assistenz der Personalleitung im Tagesgeschäft. Im Bereich Fort- und Weiterbildung: Teilnehmenden- und Fortbildungs-Management, Verwaltung des E-Mail-Postfachs Weiterbildung, Dokumentation aller Fortbildungen. Übernahme von Recherchen und Erstellen von Präsentationen, Vorlagen und Auswertungen. Unterstützung bei der Gestaltung aller Handlungsfelder der Personalentwicklung und bei der Weiterentwicklung von Maßnahmen und Instrumenten. Unterstützung bei der Erarbeitung von Trainingsangeboten. Mitgestaltung bei der Entwicklung und Einführung von innovativen Lernformen, insbesondere von digitalen Formaten.

Als Bürokoordination bist du die erste Ansprechperson in unserer Geschäftsstelle, und sorgst mit deinem Organisationstalent für einen reibungslosen Ablauf. Verantwortlich für das Zentraltelefon und den zentralen E-Mail-Account. Erste Ansprechperson für Mitglieder, Tafel-Interessierte, Tafel-Kund:innen, Förderer, Spender:innen, Pressevertreter:innen etc. Terminplanung/-verwaltung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost. Unterstützende Buchhaltung, z.B. Führung der Rechnungseingangsbücher. Bestellung und Verwaltung von sämtlichen Materialien, Zugängen und Inventar.

Als stellvertretende Projektleitung übernehmen Sie zeitweise die Verantwortung für: das operative Aufsetzen neuer Projekte sowie die Steuerung des Projekts, das Berichtswesen und die Einhaltung der Geberrichtlinien, die Partnerpflege und den Auf- und Ausbau von relevanten Netzwerken im Rahmen des Projekts, die Budgetverwaltung und das Monitoring des Projektbudgets in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam, die fachliche und disziplinarische Führung von Mitarbeiter*innen des Projekts sowie Zusammenarbeit mit externen Mitarbeiter*innen, das Wissensmanagement sowie die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit.

Sie leiten die Verwaltungsprozesse der Abteilung, leiten ein vierköpfiges Verwaltungsteam, steuern die administrative Umsetzung drei parallellaufender Projekte und sind verantwortlich für das Controlling. In enger Abstimmung mit der Verwaltungsleitung der Deutschen UNESCO-Kommission überwachen Sie den Mittelabfluss. In enger Abstimmung mit der Abteilung „Zentrale Dienste" koordinieren und steuern Sie die Personalprozesse der Abteilung, entwerfen Konzepte für die Personalentwicklung und begleiten das Recruiting der Abteilung, die einen besonderen Fokus auf Diversität setzt.

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit sind die Prüfung und Bearbeitung von Projektanträgen aus dem südasiatischen Raum (Schwerpunkt Indien). Dazu klären Sie im Dialog mit den Partnern Rückfragen zum Antrag und stimmen eingereichte Kosten- und Finanzierungspläne ab. Sie erarbeiten die Vorlage für die Entscheidungsgremien und kommunizieren deren Beschluss an die Partner. Sie übernehmen die Begleitung und das Monitoring von bewilligten Projekten und laufenden Projektpartnerschaften. Bei Bedarf initiieren Sie Evaluierungen zur weiteren Qualifizierung von Partnerprojekten und veranlassen in Abstimmung mit den Referent(inn)en für finanzielle Zusammenarbeit extern durchgeführte Audits.

Die beste Stelle, die die Tätigkeit des Jobs beschreibt, findet sich im Abschnitt "Ihre Aufgaben im Überblick". Hier ist ein zusammenhängender Text mit 80 Wörtern daraus: Sie entwickeln und implementieren gemeinsam mit dem Vorstand eine langfristige Vereinsstrategie um Nachrichten- und Informationskompetenz nachhaltig im deutschen Bildungssystem zu verankern. Sie leiten und entwickeln das Team, bestehend aus 5 Mitarbeitenden, Honorarkräften, Werkstudierenden und mobilen Koordinationsstellen und verteilen Aufgaben klar und effizient. Sie entwickeln das Vereinsnetzwerk weiter, gewinnen neue Mitglieder und Partner:innen und sichern die langfristige Finanzierung. Außerdem verantworten Sie das gesamte Finanzmanagement und vertreten JmS öffentlich auf relevanten Veranstaltungen und in den Medien.

Fokus Ihrer Tätigkeit ist das Fallmanagement bei Korruptionsverdachts- und Compliancefällen mit dem Ziel der rechtssicheren Klärung. Von der Bewertung eines Verdachtsfalls über die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen für den Vorstand bis zu deren Umsetzung übernehmen Sie in Abstimmung mit der Bereichsleitung die Steuerung des Fallmanagements. Dabei stehen Sie in engem, kommunikativem Austausch mit dem Vorstand, Kolleginnen und Kollegen des Bereiches Ausland und der Spenderkommunikation sowie mit Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vor Ort.

Prüfen und Erstellen von Verträgen in diversen Rechtsgebieten (deutsche und internationale Verträge). Beratung des Vorstands, der Verwaltung und anderer interner Bereiche in juristischen und rechtsnahen Belangen. Erstellen von internen Gutachten/Stellungnahmen zu unterschiedlichen rechtlichen Fragestellungen (Vergabe-, Zuwendungs-, Urheber-, Arbeits-, Datenschutz-, Besonderes Schuldrecht etc.). Entwicklung von Strategien und Weiterentwicklung von internen Prozessen in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Interessengruppen und Nutzern. Organisatorische und inhaltliche Betreuung der Sitzungen des Kuratoriums (einschließlich der Erstellung der relevanten Unterlagen und Protokollführung) und anderer Gremien oder Interessenvertretungen.

Als Direktor*in übernehmen Sie die Gesamtverantwortung für die operative und strategische Leitung von Ärzte der Welt Deutschland. Sie gestalten die Weiterentwicklung der Organisation in enger Abstimmung mit dem Vorstand, dem internationalen Netzwerk und einem engagierten Leitungsteam. Im Einzelnen erwarten Sie folgende Aufgaben: Strategische Entwicklung: Weiterentwicklung der Organisation im Einklang mit den Zielen und Werten von Ärzte der Welt; Vertretung im internationalen Netzwerk MdM. Führung & Organisationsentwicklung: Leitung und Förderung des Teams an den Standorten München und Berlin; Etablierung moderner, wirksamer Strukturen und Prozesse.

Die Tätigkeit des Jobs umfasst die Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Diversifizierung der finanziellen Sicherheit der UEM, strategische Führung der Abteilungen Buchhaltung, Kommunikation & Fundraising, IT & Services, HR und Immobilien, Mitverantwortung für das effektive Management der operativen und administrativen Bereiche der Organisation, Sicherstellung der Einhaltung von Standards für Finanzmanagement und Risikomanagement, Überwachung der organisatorischen Leistung der UEM und Berichterstattung an Managementteam, Rat und andere Ausschüsse, Identifizierung von Möglichkeiten für neue institutionelle Netzwerke und Finanzierungsströme sowie Vertretung der UEM auf nationaler und internationaler Ebene.

Du bist Sparringspartner für Geschäftsführung, Buchhaltung und weitere Abteilungen bei kaufmännischen Fragestellungen. Du übernimmst allgemeine Controllingaufgaben. Du unterstützt bei der Berichterstattung an Vorstand/Aufsichtsrat/Banken. Du bist Ansprechpartner für Interne und Externe, z.B. für die Buchhaltung, Geschäftsführung sowie Kollegen aus anderen Abteilungen. Mitwirkung bei der Konzernleistungsverrechnung. Du erstellst die Liquiditätsplanung und trägst so zur Sicherstellung der Liquidität bei.

Für die Bereiche in Ihrem Betreuungsbereich verantworten Sie den gesamten Rekrutierungsprozess zusammen mit den entsprechenden Führungskräften. Sie beraten und unterstützen unsere Kolleg*innen sowie die Führungskräfte in personellen und arbeitsrechtlichen Fragestellungen. Dabei begleiten Sie Personalgespräche jeglicher Art entlang der Mitarbeitendenreise wie Feedback-, Entwicklungs- oder Kritikgespräche. Sie begleiten HR-Prozesse von der Einstellung bis zum Austritt.

Organisation des Empfangs und der Telefonzentrale. Begrüßung und Betreuung von Gästen. Betreuung von Meetings und Veranstaltungen. Annahme und Weiterleitung von Telefonaten. Ansprechpartner für externe Firmen und Dienstleister. Allgemeines Bestellwesen. Terminplanüberwachung. Fuhrparkorganisation. Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.