Office Management Jobs

10. Juni 2025

Assistenz der Geschäftsleitung

CED-Stiftung Christlicher Entwicklungsdienst
| München

Durch Ihre Tätigkeiten unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei verschiedenen Aufgaben. Diese Aufgaben umfassen organisatorische, verwaltende und kommunikative Tätigkeiten, wie z.B. Führung der Tagesgeschäfte/Büroarbeiten (innen/außen Kommunikation; Korrespondenzen), Pflege der Datenbank (VEWA) und vorbereitende Buchhaltung, Betreuung von Interessenten, Spendern und Ehrenamtlichen, Erstellen und Versand von Spendenbescheinigungen/Dankbriefen, Schreiben verschiedener Texte (Briefe, Informationsblätter, Mailings), Websitepflege und Newsletter (Bildbearbeitung, Wordpress, Mailchimp), Erstellung von Förderanträgen, Powerpoint-Präsentationen, Projektmanagement.

6. Juni 2025

Sachbearbeiter*in Drittmittelverwaltung (m/w/d) (in Voll-/Teilzeit)

TMG Research gGmbH
| Berlin

Du fungierst als Ansprechpartner*in für unsere Förderpartner*innen und deine Kolleg*innen in den Projektteams und sorgst so für eine reibungslose Zusammenarbeit und Transparenz zu allen Themen rund um die Abrechnung von Förderprojekten inklusive: Prüfung von Belegen und Erstellung von Verwendungsnachweisen und Mittelabrufen unter Anwendung und Einhaltung der Richtlinien der Zuwendungsgeber*innen, Budgetcontrolling und Unterstützung bei Änderungsanträgen, Beratung lokaler Weiterleitungspartner zu finanziellen Anforderungen in der Projektabwicklung, Erstellung von Beleglisten, Prüfung von Zwischennachweisen.

6. Juni 2025

Project Officer – Accounting and Finance (w/m/d, in Teilzeit)

TMG Research gGmbH
| Berlin

Vorbereitende Finanzbuchhaltung, als Schnittstelle für unseren Steuerberater. Rechnungsvorerfassung in DATEV Unternehmen Online (DUO). Prüfung der Bankumsätze und Zuordnung elektronischer Belege. Abstimmung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen. Sicherstellung, dass Rechnungen fristgerecht, spätestens zum Periodenabschluss dem Steuerberater zum Buchen bereitgestellt werden. Inventur/Inventarpflege. Interne Rechnungsstellung. Prüfung und Buchen von Reisekostenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen.

5. Juni 2025

Lohn- & Gehaltsbuchhalter*in oder Steuerfachangestellte*r mit Schwerpunkt Lohn & Gehalt

Campact e.V.
| Remote (deutschlandweit)

In enger Zusammenarbeit mit unserem Personalsachbearbeiter verantwortest Du die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV-Lodas. Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Gehaltsabrechnungen, Anpassung von Gehaltsbestandteilen und Verwaltung von Sonderzahlungen. Erstellung von Arbeitsverträgen/Änderungsvereinbarungen und Pflege der Stammdaten in HR-Works und DATEV, einschließlich Koordination von Einstellungsformalitäten und Umsetzung von Vertragsänderungen. Verwaltung von Auszeiten (Mutterschutz, Elternzeit, Sabbaticals) sowie die entsprechende Stammdatenpflege und das Meldewesen. Erstellen diverser Bescheinigungen, z.B. für KiTas, Behörden, Statistikämter etc.

5. Juni 2025

Referent:in der Geschäftsführerin (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V.
| Berlin

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen und konzeptionellen Fragestellungen sowie im operativen Tagesgeschäft. Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung. Enge Zusammenarbeit mit dem Referenten der Geschäftsführung, dem Referenten des Vorstands sowie dem Management-Team. Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen. Vorbereitung von Redebeiträgen, Stellungnahmen, Konzepten und Präsentationen. Vorbereitung und Begleitung der Geschäftsführung bei externen Terminen. Unterstützung beim politischen, kaufmännischen und fachspezifischen Monitoring. Koordination und inhaltliche Bearbeitung von Themen, vor allem aus den Geschäftsbereichen Strategie, Fundraising, Kommunikation und Lebensmittelrettung und Logistik.

4. Juni 2025

Personalreferent:in (w/m/d) in Teilzeit (20 Stunden)

Johann Daniel Lawaetz-Stiftung
| Hamburg

Beratung und Betreuung von Führungskräften und Mitarbeitenden in allen Aspekten des Personalbereichs (z.B. Mutterschutz, Elternzeit, Bildungsurlaub, betriebliche Altersvorsorge etc.). Verantwortung für unsere Recruiting-Aktivitäten und das Bewerbungsmanagement. Operative Umsetzung, Optimierung und Digitalisierung der Prozesse im Personalbereich (u.a. Implementierung der Personalsoftware HRlab). Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen oder weiteren personalrelevanten Dokumenten. Vertretung und ggf. Unterstützung bei der digitalen Zeiterfassung und der vorbereitenden Gehaltsbuchhaltung inklusive Kontakt zu Krankenkassen und Versicherungen.

4. Juni 2025

Finanzmanagement internationale Projekte (d/w/m) (Vollzeit oder Teilzeit)

KURVE Wustrow – Bildungs- und Begegnungsstätte für gewaltfreie Aktion e.V.
| Wustrow/Wendland

Sie sind für Finanzmanagement und -verwaltung unserer internationalen Kooperationsprojekte im Zivilen Friedensdienst (ZFD) zuständig. Ihre Hauptaufgaben: Begleitung und Betreuung von Fachkräften und Partnerorganisationen in verschiedenen Projektländern bezüglich finanzbezogener Fragestellungen in englischer Sprache, Budgetplanung und -überwachung, Freigabe und Anweisung von Budget Requests der Partnerorganisationen aus dem Ausland, Management der Projektkonten in Deutschland, Prüfung von Financial Reports und Belegen aus dem Ausland, finanzadministrative Abwicklung mit Partnerorganisationen und entsandten Fachkräften im Ausland inklusive der Abrechnung gegenüber dem öffentlichen Zuschussgeber, Klärung von offenen Fragen sowie Entwicklung von zuwendungsrechtlich konformen und projektspezifischen Lösungen mit den Teams vor Ort.

4. Juni 2025

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deutscher Tierschutzbund e.V.
| Bonn

In dieser verantwortungsvollen Position sorgen Sie dafür, dass Organisation, Kommunikation und Koordination rundlaufen – mit kühlem Kopf, Fingerspitzengefühl und einem Sinn für Humor. Meetings managen: Sie bereiten Besprechungen (online und vor Ort) vor, übernehmen Host-Rollen und führen Protokoll. Kommunikation & Dokumente: Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Unterlagen und Korrespondenz. Organisation: Sie koordinieren Termine, Fristen und Kalender – immer mit Überblick. Büroabläufe gestalten: Sie bearbeiten Post, buchen Dienstreisen und erstellen Reisekostenabrechnungen. Recherche & Projektunterstützung: Sie übernehmen projektbezogene Recherchen und sind zentrale Ansprechperson.

28. Mai 2025

Assistent*in (all genders, Vollzeit)

Vereinte Evangelische Mission
| Wuppertal

Allgemeine Assistenztätigkeiten für den Generalsekretär, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Kommunikation mit den Mitgliedern der VEM, Selbstständiges Verfassen von Grußworten, Vorworten, Ansprachen etc., Terminplanung und -koordination, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, inkl. Flugbuchungen, Budgetüberwachung, Planung, Organisation und Mitwirkung bei nationalen und internationalen Tagungen und Veranstaltungen, Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung (deutsch/englisch).

27. Mai 2025

Finanzreferent:in / Referent:in der Geschäftsführung (m/w/d) in der Entwicklungszusammen...

Werner Erkes Stiftung
| Düsseldorf

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in strategischen und operativen Finanzfragen. Analyse und Nachverfolgung von Projektkosten sowie Unterstützung bei der finanziellen Projektsteuerung. Prüfung, Aufbereitung und Kommentierung von Finanz- und Jahresberichten der regionalen Einheiten. Mitarbeit an der Entwicklung und Pflege von Businessplänen und Finanzmodellen. Weiterentwicklung interner Controlling-, Budget- und Reportingstrukturen. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Analysen. Perspektivisch: Aufbau eines systematischen Fördermittelmanagements und zuwendungsbezogenen Reportings.

26. Mai 2025

Mitarbeiter*in (m/w/d) für den Mitglieder- und Spendenservice in Vollzeit/Teilzeit

Förderverein PRO ASYL e.V.
| Frankfurt am Main

Die regelmäßigen Aufgaben umfassen insbesondere: Professionelle Verwaltung und Betreuung der Mitglieder- und Spender*innendatenbank: Bearbeitung von Anträgen (z.B. Neuaufnahmen, Kündigungen, Änderungen) und Stammdatenpflege. Kommunikation mit Mitgliedern und Spender*innen per E-Mail, Telefon und Post. Überwachung der Beitragszahlungen, Kontrolle und Erfassung aller Spendenbelege. Buchung der Mitgliedsbeiträge und regelmäßige Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung. Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung der Prozesse. Mithilfe beim Jahresabschluss im Rahmen der Mitgliederverwaltung.

12. Juni 2025

Stepstone

Sachbearbeiter für nachhaltiges Immobilien- und Ressourcenmanagement (m/w/d) am Standort...

Sparkasse Südholstein
| Neumünster

An unserem Standort in Pinneberg unterstützen Sie uns bei allen Vorgängen des nachhaltigen und kaufmännischen Immobilienmanagements. Hierzu zählen insbesondere: Nachhaltigkeit und ESG im Immobilienmanagement, Entwicklung und Umsetzung von ESG-Strategien sowie deren Integration in das Immobilienmanagement, Aufbau und Betreuung von Konzepten zu Abfallvermeidung, Energieeffizienz und Klimaneutralität, Einführung und Weiterentwicklung eines Umweltmanagementsystems, Entwicklung nachhaltiger Konzepte für den Umgang mit Ressourcen im Nachnutzungsprozess.

19. Mai 2025

Leitung Finanzmanagement (m/w/d)

AGIAMONDO e.V.
| Köln

Sie übernehmen die Co-Leitung und Koordination des neu aufgestellten Teams Finanzadministration. Dabei verantworten Sie die zentrale Koordination der Bewirtschaftung von Projektmitteln, mit dem Ziel einer optimalen Mittelverausgabung. Sie verbessern stetig die Koordination, das Monitoring und Controlling der Abläufe des Teams. Als Expert*in zu Fragen der Finanzplanung und -steuerung leiten Sie die Weiterentwicklung der digitalen Instrumente der Finanzadministration. Sie gestalten die Umsetzung neuer Geschäftsfelder durch die Erstellung und Beratung zu Businessplänen und Wirtschaftlichkeit neuer Vorhaben.

19. Mai 2025

Project Management / Roving Grants and Compliance Advisor (w/m/d)

Oxfam Deutschland e.V.
| Berlin, bundesweit

Als Mitglied des Grant Management Teams sind Sie verantwortlich für das Vertrags- und Projektmanagement von Oxfam-Projekten in den Bereichen humanitäre Hilfe, Übergangshilfe und Entwicklungszusammenarbeit. Unsere Projekte werden von verschiedenen institutionellen Gebern und Partnern finanziert, insbesondere vom Auswärtigen Amt, BMZ, GIZ und KfW. Die Rolle umfasst eine regelmäßige Kommunikation mit Kollegen in verschiedenen Länderbüros sowie Reisen und möglicherweise längere Aufenthalte in den Projektländern für Projektüberwachung und Schulungen.

16. Mai 2025

Projektassistenz & Netzwerkmanagement (m/w/d)

Karg-Stiftung
| Frankfurt

Du unterstützt das Projektteam bei der Planung, Organisation und Weiterentwicklung der Fortbildungsformate, dokumentierst Ergebnisse und sorgst für optimale Prozesse. Du begleitest Evaluations- und Akkreditierungsprozesse (z. B. mit LimeSurvey). Du betreust unsere Moderator:innen und Partner:innen – mit Serviceorientierung, Überblick und Fingerspitzengefühl. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf unserer Veranstaltungen – vor Ort und digital. Du pflegst Kontaktdaten, Verträge, Abrechnungen und Materialien mit Hilfe digitaler Tools. Du unterstützt unsere Marketingmaßnahmen und entwickelst gemeinsam mit unserem Kommunikations-Team Werbematerialien und Website-Inhalte weiter.

6. Juni 2025

Stepstone

Teamassistenz Akquise (m/w/d)

Eurowind Energy GmbH
| Flensburg

Unser Akquise-Team in Flensburg unterstützen Sie im Daily Business. Sie erstellen eigenverantwortlich Anschreiben an externe Geschäftskontakte und übernehmen die Koordination des Versands. Anhand der Informationen des Akquise-Teams fertigen Sie Verträge für unsere Geschäftskontakte aus. In unseren internen Tools verwalten Sie die Kontaktdaten der Landeigentümer eigenverantwortlich.

6. Juni 2025

Stepstone

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Kinderwelt Hamburg gGmbH
| Hamburg (Barmbek)

Du unterstützt einen unserer Geschäftsführer bei der strategischen Weiterentwicklung des Unternehmens. Du kommunizierst im Namen der Geschäftsführung – intern und extern, schriftlich wie mündlich. Du koordinierst Termine und Meetings, strukturierst den Arbeitsalltag und sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Du bereitest Entscheidungen und Besprechungen vor und nach, erstellst Präsentationen und Kalkulationen und führst Recherchen durch.