Office Management Jobs

27. Januar 2026

Mitarbeiter in der Immobilienverwaltung/ Finanzbuchhaltung (m/w/d)

WIB - Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin, Weissensee

Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle: Debitoren, Kreditoren, Kassen, Banken, Anlagen, OPOS-Abstimmung inkl. Mahnwesen, Erstellung von Betriebskostenabrechnungen eigener Objekte und untervermieteter Objekte, Übernahme von Aufgaben in der Mietenbuchhaltung, Korrespondenz mit Mietern und Vermietern, Erstellung von Ausgangsrechnungen unter Verwendung eines Abrechnungssystemes sowie Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen.

26. Januar 2026

Stellvertretende Abteilungsleitung Finanz- & Rechnungswesen (m/w/d)

Karl Kübel Stiftung für Kind und Familie
| Bensheim, Kreis Bergstraße, Hessen

Unterstützung des Abteilungsleiters in der fachlichen, organisatorischen und personellen Führung der Abteilung. Schrittweise Übernahme von Führungsverantwortung im Rahmen einer strukturierten Einarbeitung. Eigenständige Leitung von Projekten und Teilbereichen. Sicherstellung der Zielerreichung, Qualität und Effizienz innerhalb der Abteilung. Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand und anderen Abteilungen. Gezielte Vorbereitung auf die zukünftige Übernahme der Gesamtverantwortung für die Abteilung im Rahmen der Nachfolgeplanung für den jetzigen Stelleinhaber.

26. Januar 2026

Assistenz u. Office Management

Stiftung Charité
| Berlin

Assistenz der Geschäftsstellenleitung: Termin- und Kalenderkoordination, Gremienkorrespondenz, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen, Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung. Teamassistenz: Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft, Koordination interner Abläufe und Informationsflüsse, Organisation von Veranstaltungen und Terminen, Pflege von Ablagen, Dokumentationen und Statistiken, Zuarbeit für Buchhaltung und Controlling. Office Management: Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags, Ansprechpartner/in für externe Dienstleister.

14. Januar 2026

Leiter:in (m/w/d) für den Bereich Administration & Vorstandsbüro

Stiftung Allianz für Entwicklung und Klima
| Berlin

Leitung mit voller Verantwortung für das Gesamtvorstandsbüro und fachlicher Teilverantwortung für die Mitarbeitenden der Vorstandsbüros, insoweit deren Tätigkeit in Zusammenhang mit den Aufgaben des Vorstands stehen. Haushaltssteuerung Vorstandsbüro. Management des Berichtswesens; Steuerung der Einzelberichte; Sicherstellung der fristgerechten Abgabe der Einzelberichte (KfW; ggf. weitere). Inhaltliche Vorbereitung, inhaltliche Steuerung, Durchführung und Nachbereitung von Terminen mit satzungsgemäßen Gremien (Kuratorium, Beirat). Analyse, Bewertung und Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen sowie von strategischen und operativen Aufgabenstellungen.

28. Januar 2026

Stepstone

Werkstudent Kunden- und Qualitätsmanagement (m/w/d) - Kopie

WERTGARANTIE Group
| Hannover

Du bist maßgeblich für die Abwicklung des Tagesgeschäfts zuständig. Zu Beginn übernimmst du die schriftliche und nach ein paar Monaten ausschließlich die telefonische Kommunikation mit unseren Kunden. Du bearbeitest Änderungsanfragen und sorgst für deren reibungslose Umsetzung. Du stellst sicher, dass Kundendaten korrekt und vollständig in unseren Systemen gepflegt werden.

12. Januar 2026

Assistent*in Internationale Diakonie (all genders)

Vereinte Evangelische Mission
| Wuppertal

Allgemeine Assistenztätigkeiten, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminplanung und –koordination, Budgetüberwachung, Abrechnung der Auslagen von Studierenden und Teilnehmern*innen, Zuarbeiten bei Antragstellung, Abrechnung und Berichtswesen für Drittmittelgeber (u.a. BfdW, DAAD), Projektabrechnung.

27. Januar 2026

Stepstone

Umweltmanagement-Beauftragter (m/w/d)

IN AUDITO Media GmbH
| Quedlinburg

Organisation und Überwachung des ordnungsgemäßen Ablaufs der Produktion und der Transporte sowie des ordnungsgemäßen Anlagenbetriebes. Erfüllung der Aufgaben des Betriebsbeauftragten für Abfall. Erstellung und Aktualisierung der Dokumentation im Rahmen der Entsorgungsfachbetrieb-Zertifizierung. Bestandsüberwachung interner Standorte inkl. Organisation und Dokumentation der Input-/Outputmengen. Sicherstellung rechtskonformer Abläufe: Genehmigungsverfahren, Notifizierungen, Abfallbegleitpapiere, Abfallregister. Kommunikation mit Umweltbehörden, Logistikpartnern, Lieferanten. Akquise von Aufträgen und Kundenbetreuung.

6. Januar 2026

Director Finanzen und Controlling

Amadeu Antonio Stiftung
| Berlin

Als Director Finanzen und Controlling verantwortest du strategisch und operativ die Finanzen der Amadeu Antonio Stiftung – von Finanzplanung und Controlling bis Rechnungswesen, Jahresabschluss, Steuern und Liquidität. Du führst das achtköpfige Finanzteam, das aus einem Finanzbuchhaltungs- und einem Team für die Finanzadministration drittmittelfinanzierter Projekte besteht. Du verantwortest die strategische Weiterentwicklung des Finanzbereichs und sicherst Compliance, Transparenz und Prüfungssicherheit in deinem Bereich. Du bist Teil des Leadership-Teams der Stiftung und berichtest direkt an den zuständigen Vorstand. Dein Ziel ist es, die Arbeit der Stiftung auf die dynamischen Herausforderungen auszurichten und dabei zu unterstützen, unsere Wirkung stetig weiterzuentwickeln.

26. Januar 2026

Stepstone

Teamassistenz (m/w/d) Office Management / Administration

SFC Energy AG
| Brunnthal

Als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen sorgst du dafür, dass unser Tagesgeschäft reibungslos läuft und unterstützt das Team in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben – von Post und Bürobedarf über Reisebuchungen bis hin zur Koordination von Fuhrpark und Terminen. Du bist Ansprechpartner für interne und externe Kontakte sowie für unsere internationalen Niederlassungen. Du betreust die Telefonzentrale, empfängst unsere Gäste professionell und wirkst aktiv bei Projekten und Events mit. Du begleitest das Onboarding neuer Mitarbeiter und unterstützt bei der Einführung neuer Prozesse und Systeme.

23. Januar 2026

Stepstone

Sachbearbeiter/in Entgeltabrechnung (m/w/d)

DEUTSCHER TIERSCHUTZBUND e.V.
| Bonn

Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung in Personio, Bearbeitung personalwirtschaftlicher Vorgänge, Bescheinigungswesen, Erfassung und Pflege von Personaldaten in Personio, Korrespondenz (intern & extern)

23. Januar 2026

Stepstone

Sachbearbeiter / Sachbearbeiterin (w/m/d) Förderung Rad- und Fußverkehr

Ministerium für Verkehr Baden-Württemberg
| Stuttgart

Gemeinsam mit unserem hochmotivierten Team sind Sie für die finanzielle und organisatorische Steuerung von Förderungen zum Fuß- und Radverkehr sowie zu lebendigen und verkehrsberuhigten Ortsmitten verantwortlich. Finanzielle Steuerung und organisatorische Abwicklung von Förderungen der Kommunen im Rad- und Fußverkehr sowie Straßenumbau innerorts insbesondere nach dem Landesgemeindeverkehrsfinanzierungsgesetz (LGVFG). Koordination der Finanzhilfen des Bundes im Bereich der Rad- und Fußverkehrsinfrastruktur - insbesondere des Programms „Stadt und Land

23. Januar 2026

Stepstone

IT - Administrator (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit

Tierschutzverein für Berlin und Umgebung Corporation e.V.
| Berlin

Als Teil des IT-Teams bist du verantwortlich für den reibungslosen Betrieb von Server- und Clientsystemen. Administration, Pflege und Dokumentation unserer IT-Infrastruktur (Windows-Server, Exchange Server, LAN, WLAN, VPN, DHCP, DNS, Firewall, Backup). Technischer Support für die Mitarbeitenden. Analyse und Behebung von technischen Problemen. Betreuung/Administration der Anwendungen von/mit TEAMS – Telefonie und Videokonferenzen. Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Planung, Entwicklung und Verbesserung der IT-Infrastruktur.

23. Januar 2026

Stepstone

Sachbearbeitung Analysen (m/w/d) Referat 23 – Analysen Umwelt, Nachhaltigkeit, Energie

Statistisches Landesamt Rheinland-Pfalz
| Bad Ems

Mitwirkung an den Umweltökonomischen Gesamtrechnungen, der Energieberichterstattung sowie dem Nachhaltigkeits- und Umweltmonitoring. Mitwirkung an themenübergreifenden Veröffentlichungen (z. B. im Bereich Gesamtwirtschaft/Konjunktur). Anfertigen von Grafiken und Tabellen für Veröffentlichungen. Literatur-/Datenrecherchen sowie Prüfung von Daten und Auswertungsergebnissen. Mitwirkung an der technischen Erstellung von Veröffentlichungen (z. B. Satzarbeiten).

22. Januar 2026

Stepstone

HR Fachexperte (m/w/d) in Teilzeit 80%

naturenergie hochrhein AG
| Laufenburg

Fachliche Betreuung der Mitarbeitenden in definierten Unternehmensbereichen über den gesamten Mitarbeitenden-Lebenszyklus – von Eintritt bis Austritt. Payroll Deutschland: Vorbereitung und stellvertretende Durchführung im Abrechnungsprogramm SAP HCM, Qualitätssicherung und Abstimmung der monatlichen Entgeltabrechnung inkl. Stammdaten‑ und Bewegungsdatenpflege sowie Melde‑ und Bescheinigungswesen. Beratung von Mitarbeitenden zu grenzüberschreitenden Themen Deutschland / Schweiz.

22. Januar 2026

Stepstone

Sachbearbeiter (w/m/d) ENTEGA Stiftung

ENTEGA AG
| Darmstadt bei Frankfurt am Main

Du bearbeitest eigenständig den Eingang von Förderanträgen im Rahmen des Stiftungsprogramms Syprof und sorgst für eine strukturierte Erfassung und Weiterleitung. Außerdem bereitest du Spendenanfragen und -anträge so auf, dass sie entscheidungsreif in den Vorstandssitzungen präsentiert werden können, dazu zählt auch die Erstellung und Pflege der Liste über die Spenden. Die Organisation und Nachbereitung der Vorstandssitzungen der ENTEGA Stiftung liegt in deiner Verantwortung. Du begleitest die geförderten Projekte von der Bewilligung bis zur Abwicklung und stehst als Ansprechperson für die Projektverantwortlichen zur Verfügung.

21. Januar 2026

Stepstone

Fachkraft (m/w/d) für Naturschutz für das Landratsamt Garmisch-Partenkirchen

Regierung von Oberbayern
| Garmisch-Partenkirchen

Beurteilungen von Eingriffen in Natur und Landschaft im Rahmen behördlicher Genehmigungsverfahren. Fachliche Stellungnahmen zu Flächennutzungs-, Bebauungsplänen usw. Vollzug artenschutzrechtlicher Vorschriften. Überwachung und Betreuung von Schutzgebieten. Planung, Organisation und Betreuung von Umsetzungsmaßnahmen, von Artenhilfsprogrammen und von Maßnahmen in Natura-2000-Gebieten. Mitwirkung beim Bayerischen Vertragsnaturschutzprogramm und bei Fördermaßnahmen nach der Naturpark- und Landschaftspflegerichtlinie. Koordination ehren- und nebenamtlich Beauftragter (z. B. Naturschutzwacht, Biberberaterinnen und Biberberater).

19. Januar 2026

Stepstone

Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

SOS-Kinderdorf e.V.
| Gemünden am Main bei Würzburg

Verantwortung für die Führung der Hauptkasse sowie die ordnungsgemäße Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs, sorgfältige Bearbeitung, Prüfung und Kontierung von Rechnungen, Überwachung und Nachverfolgung von Zahlungseingängen, Pflege, Aktualisierung und Auswertung von Budget-, Kosten- und Übersichtslisten, Erstellung von Meldungen, Abrechnungen, Statistiken und Berichten für interne und externe Stellen, Verwaltung und Pflege von Verträgen, Spenden sowie Mitgliedschaften.

16. Januar 2026

Stepstone

Office Administration & Operations Manager

ISCC System GmbH
| Köln, Home-Office

Central coordination and administration of all office management processes across our six sister companies in our entity in Cologne. Optimization, standardization, and continuous improvement of internal office workflows and taking charge of documentation. Key interface function between People & Culture, Management, IT, Accounting, and external service providers. Ownership of administrative onboarding processes for new employees. Management of contract registries, vendors, and suppliers.

16. Januar 2026

Stepstone

Junior Debitorenbuchhalter (m/w/d) gesucht

WABE e.V.
| Hamburg

Mitwirkung bei der Pflege von Stammdaten, Vertragsdaten und Abrechnungsdaten in Excel, DATEV und branchenspezifischen CRM-Programmen. Mitwirkung bei der Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen, Lastschriften, Zahlungseingängen, offenen Posten und Kontenklärungen. Mitarbeit bei der Überwachung von Zahlungszielen und Fälligkeiten. Unterstützung bei der Weiterentwicklung unserer Abrechnungsprozesse und beim Aufbau eines modernen Forderungsmanagements.

16. Januar 2026

Stepstone

Admin (m/w/d) Abfall- und Stoffstrommanagement / Waste Flow Officer (m/w/d)

AVG Abfall-Verwertungs-Gesellschaft mbH
| Hamburg

Verwalten und Überwachen von Abfallbehandlungsanfragen sowie aktives Nachhalten bei unseren Kunden. Administrative und operative Unterstützung des Abfallmanagements (u.a. Probenversand, termingerechtes Einholen und Überprüfen von Analyseergebnissen, Klärung von Abweichungen). Präzise Verwaltung der Abfallströme in unserem ERP-System (SAP4H). Anlage und Pflege der Abfallstammdaten (Material Master) aus Behandlungsanfragen und den im Prozess anfallenden Informationen zur Einstufung und Klassifizierung des Abfalls.