Office Management Jobs in Schwarzenbek

24. April 2026

Office- und Eventmanager*in (m/w/d)

Gesellschaft für Freiheitsrechte e.V.
| Berlin

Sie übernehmen in Abstimmung und gemeinsam mit den Kolleg*innen im Verwaltungs-Team Verantwortung für die Gewährleistung reibungsloser administrativer Abläufe unserer Arbeit, insbesondere im Bereich Office- und Eventmanagement. Im Einzelnen bedeutet das: Sie koordinieren die Prozesse mit unseren Dienstleister*innen und dem Team rund um das Büro in der Boyenstraße 41 und setzen Projekte im und um Büro mit den Dienstleister*innen und dem Team um, Sie sind die*der erste Ansprechpartner*in für telefonische und schriftliche Anfragen und Anliegen an die GFF und betreuen diese individuell und wertschätzend, Sie sind verantwortlich für die administrative Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Konferenzen und sind verantwortlich für Evaluation und Qualitätsmanagement.

24. April 2026

(Senior) Mitarbeiter*in Finanzen & Controlling (m/w/d)

PHINEO gAG
| Berlin

Unterstützung der externen Buchhaltungsprozesse sowie der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. Debitorenmanagement: Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Forderungsüberwachung sowie Steuerung von Mahnprozessen. Fördermittelmanagement: Erstellung und Prüfung von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen. Koordinierung und Support externer und interner Stakeholder: Korrespondenz mit Partner*innen, Behörden und ähnlichen Stellen im Kontext täglicher Verwaltungsprozesse sowie die Unterstützung des gesamten PHINEO Teams bei Rückfragen rund um die Themen Finanzen und Controlling. Kostenrechnung und Controlling: Erstellung von Auswertungen für Geschäftsbereiche, den Vorstand und unsere Gremien. Vertragsmanagement: Erstellung von Verträgen, Nutzung und Pflege des digitalen Tools zur Dokumentation jeglicher Vertragsprozesse, Koordinierung von Unterschriftsprozessen.

24. April 2026

Human Resources Manager*in Schwerpunkt Recruiting (d/w/m)

Save the Children Deutschland e.V.
| Berlin

Hauptverantwortung für das Recruiting im Bereich Fundraising und Marketing: Beratung und Unterstützung des Fachbereichs Fundraising und Marketing zu Besetzungs- und personalrelevanten Themen. Betreuung des Bewerber*innenmanagements von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und internen Schnittstellen. Steuerung des gesamten Recruitingprozesses in der Recruiting-Software Softgarden inkl. Bewerber*innenkommunikation, Auswahlverfahren (persönlich & virtuell), Angebotsunterbreitung und Prozessabschluss. Sicherstellung fairer und transparenter Bewerbungsverfahren anhand interner und rechtlicher Vorgaben sowie enge Zusammenarbeit mit Betriebsrat, Antirassismusreferentin und Schwerbehindertenvertretung. Erstellung und Prüfung aller relevanter Unterlagen im Bewerbungsprozess (u.a. Verträge, Anhörungen, Bescheinigungen). Angebotseinholung und Kontingentmanagement bei relevanten Jobbörsen und Kanälen, sowie Budgetmonitoring. Mitwirkung an der Employer Branding Strategie im Bereich Human Resources. Wissensmanagement und Schulung von Führungskräften. Erstellung von KPI-Reports zur kontinuierlichen Optimierung der Recruiting-, Onboarding- und HR Prozesse.

22. April 2026

Assistenz der Geschäftsführung mit Projektmanagement

GPOH e.V.
| Berlin

Die Stelle verbindet Aufgaben im Projekt- und Prozessmanagement mit klassischen Assistenzaufgaben und bietet Ihnen die Möglichkeit, Verantwortung in einer dynamischen Aufbauphase zu übernehmen. Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen. Verantwortung für die Organisation und Weiterentwicklung effizienter Büro- und Verwaltungsprozesse (z.B. Bearbeitung des Schriftverkehrs, Ablage & Dokumentenmanagement, Terminmanagement etc.). Erstellung und Abstimmung von Präsentationen, Projekt- und Geschäftsberichten. Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung vielfältiger Projekte (z.B. im Zusammenhang mit Therapieoptimierungsstudien, Sicherstellung des Qualitätsmanagements oder Antragsstellung für Fördergelder). Monitoring von Projektfortschritten und Kommunikation mit Projektbeteiligten. Organisation von Veranstaltungen und Meetings. Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Arbeitsgruppensitzungen.

21. April 2026

Büromanagement & Teamassistenz (w/m/d)

Empathie macht Schule
| Berlin

Du organisierst und pflegst administrative Abläufe und Dokumente, entwickelst und strukturierst Ablagen, Übersichten und Prozesse weiter und koordinierst Termine (Team, Trainings, externe Kontakte). Du betreust eigenständig das zentrale E-Mail-Postfach, bist telefonisch Ansprechperson für Schulen und Teilnehmende und kommunizierst klar, freundlich und verbindlich. Du bereitest Trainings und Workshops organisatorisch vor und nach, koordinierst Räume, Materialien und Abläufe und stimmst dich eng mit Trainerinnen und externen Partnerinnen ab. Du bist Ansprechperson für organisatorische Fragen, bei Veranstaltungen vor Ort präsent und begleitest Teilnehmende vor, während und nach Trainings. Du unterstützt ein vierköpfiges Team im Arbeitsalltag, denkst mit, bereitest vor und hältst Themen nach.

21. April 2026

Head of Project Finance (m/w/d)

adelphi research gGmbH
| Berlin

Als Sparringspartner*in der CFO-Funktion verantwortest Du die finanzstrategische Steuerung unseres gesamten Projektportfolios. Du sorgst für Transparenz über Budgets, Forecasts und Risiken, etablierst Standards und Qualitätssicherung und stellst sicher, dass alle Prozesse auditfest und donor-konform sind. Gleichzeitig führst Du ein Team von rund fünf Mitarbeitenden im Finanzbereich und bleibst operativ eng an der Praxis, indem Du ein eigenes Projektportfolio (ca. 40-50% der Tätigkeit) vollständig selbst steuerst. Zu Deinen Aufgaben gehören die Steuerung von Kapazitäten, Aufbau und Weiterentwicklung von Standards, Etablierung von Reviews und Qualitätssicherungsprozessen, zentrale Ansprechperson für Förderregeln und Compliance-Fragen, Zusammenarbeit mit Finance & Controlling sowie End-to-end Verantwortung für ein eigenes Projektportfolio.

7. April 2026

Head of Finance (m/w/d)

Akademisches Netzwerk Osteuropa e.V.
| Berlin

Ihre Aufgaben umfassen Finanz- und Budgetmanagement in den von akno e.V. verwalteten Projekten, Fördermittel- und Projektabrechnung in den von akno e.V. verwalteten Projekten, Vertrags- und Vergabemanagement in den von akno e.V. verwalteten Projekten sowie Unterstützung in der Personalsachbearbeitung in den von akno e.V. verwalteten Projekten. Die Stelle erfordert mehrjährige Berufserfahrung im Finanz- und Projektmanagement (idealerweise im NGO- oder Fördermittelkontext) sowie fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Zuwendungs- und Vergaberecht.

27. April 2026

Stepstone

Koordinator*in Politik & Kampagnen

Oxfam Deutschland e.V.
| Berlin

Koordination des Budgetplanungsprozesses des Clusters in Zusammenarbeit mit den Führungskräften, Verantwortung für Budgetkontrolle und Finanzmonitoring des Clusters, Erstellung von Finanzberichten für Projekte sowie Reports für interne und externe Stakeholder, Koordination der Beantragung, Abwicklung von Drittmittelprojekten (inkl. Geber-Compliance) in enger Zusammenarbeit mit dem Team Institutionelle Partnerschaften, Identifizierung und Nutzung von Fördermöglichkeiten durch clusterübergreifende Zusammenarbeit, Optimierung und Sicherstellung effizienter Prozesse innerhalb des Clusters sowie an den Schnittstellen zu anderen Clustern und zur gGmbH, Operative Koordination des Clusters inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung der Kampagnen und Engagement-Arbeit von Oxfam Deutschland

27. April 2026

Stepstone

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

ReFood GmbH & Co. KG
| Sternberg

Souveräne und kompetente Unterstützung der Geschäftsführung bei allen anfallenden Managementaufgaben im operativen Geschäft. Vorbereitung von Entscheidungen der Geschäftsführung durch Informationsbeschaffung und -auswertung. Übernahme der Verantwortung von Einzelprojekten. Die Überwachung, Optimierung sowie Auswertung aller Produktionskennzahlen. Analyse und Optimierung bestehender Prozesse. Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen. Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Berichten, Präsentationen und Statistiken für die Geschäftsleitung.

25. März 2026

HR Business Partner*in

Campact e.V.
| Remote

Du berätst und begleitest unsere Führungskräfte und Mitarbeiter*innen in allen personalrelevanten, arbeitsrechtlichen und organisatorischen Fragestellungen, insbesondere bei den Prozessen des On- und Offboardings. Du verantwortest den gesamten Rekrutierungsprozess sowohl operativ als auch strategisch. Dazu gehören insbesondere Bedarfsplanung, Talentpool-Management, Prozessoptimierung sowie Beratung der Führungskräfte. Feedback von Kolleg*innen und die regelmäßige Analyse von Personaldaten helfen Dir dabei, gemeinsam im Personal & Operations-Team Erkenntnisse für die Weiterentwicklung unserer Arbeit zu gewinnen. Du analysierst und bewertest das Potenzial zur Automatisierung und Optimierung aller HR-Prozesse bei Campact e.V. und leitest entsprechende Projekte.

22. April 2026

Stepstone

Kaufmännischer Mitarbeiter Vertriebsinnendienst (m/w/d)

ReFood GmbH & Co. KG
| Rüdnitz

Telefonische Betreuung und Beratung unserer Neu- und Bestandskunden. Bearbeitung aller kaufmännischen/administrativen Themen im Tagesgeschäft. Unterstützung der Kollegen im Außendienst bei der Pflege und Qualifizierung der Kundendaten sowie bei der Termin- und Angebotsverfolgung. Erstellung und Prüfung der monatlichen Provisionsabrechnungen. Bearbeitung der Tagesberichte unserer Außendienstmitarbeiter. Pflege der Kundenanlage & Stammdatenverwaltung. Bearbeitung von Reklamationen und Erarbeitung von Lösungen für Kundenanliegen.

17. April 2026

Stepstone

Assistenz Recht und Vertragsmanagement (m/w/d)

Eurowind Energy GmbH
| Hamburg

Du verwaltest unsere Projektgesellschaften und übernimmst das An- und Ummelden z. B. beim Handelsregister, Gewerbeamt sowie Transparenzregister. Zudem pflegst du die Vertragsdatenbank und überwachst insb. Fristen. Du kümmerst dich um grundbuchrechtliche Angelegenheiten, wie z. B. das Einreichen von Anträgen und Bewilligungen sowie Rangberichtigungen. Das eigene Team unterstützt du bei der Verstärkung von IT-basierten Hilfsmitteln für die Abteilung Recht und Vertragsmanagement.

2. April 2026

Stepstone

Assistenz der Geschäftsführung Projektmanagement (m/w/d)

ReFood GmbH & Co. KG
| Landsberg

Erarbeitung und Koordination von Sachthemen sowie Kontrolle der auftragsgemäßen Bearbeitung. Erstellung von Ergebnisbetrachtungen und Investitionskalkulationen, inkl. CAPEX-Erstellung, BBR-Unterlagen und Unterstützung der Ergebnisplanung in Abstimmung mit der Geschäftsleitung. Unterstützung bei behördlicher Projektkorrespondenz, einschließlich Daten- und Gutachtenübermittlung für laufende Verfahren. Planung und Umsetzung von Projekten, z. B. Standortumzüge, Inbetriebnahmen und Einführung neuer Prozesse. Unterstützung in Disposition, Vertrieb und Verwaltung, inkl. Kundenservice, Auftragsrückmeldung, Vertretung und Auditvorbereitung.