Erst Kontakt aufnehmen, dann bewerben: Checkliste für ein souveränes Vorab-Telefonat

Auch in digitalen Zeiten ist das gute, alte Telefonat nach wie vor die beste Strategie, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und mit dem Gegenüber eine erste persönliche Verbindung zu knüpfen. Außerdem kannst du durch ein Vorab-Telefonat überaus nützliche Informationen und Hinweise für deine Bewerbung erhalten. Diese Chance, sich aus der Masse hervorzuheben, nutzen leider viel zu wenige Bewerber*innen – denn ein wenig Mut erfordert es schon. Aber mit der Checkliste von Bewerbungscoach Christian B. Rahe bist du auf das Vorab-Telefonat mit deinem Traum-Arbeitgeber optimal vorbereitet!
Altmodisches, grünes Telefon mit Wählscheibe
Photo by Markus Spiske on Unsplash
von Charlotte Clarke, 3. Dezember 2020 06:43

Eine strategisch gut vorbereitete und somit erfolgreiche Bewerbung beginnt nicht mit dem Versenden der Bewerbungsunterlagen. Neben der Reflexion zu den eigenen Stärken, Werten und Zielen einerseits braucht es eine ausgiebige Recherche zum neuen Arbeitgeber andererseits. Doch bevor Du Deine Bewerbung verschickst oder hochlädst, solltest Du zusätzlich noch einen Kontaktpunkt vorab schaffen – durch ein Gespräch.

Auch wenn einige Bewerbungsratgeber behaupten, beim potenziellen Arbeitgeber anzurufen, mache immer einen positiven Eindruck, empfehle ich eine reifliche Überlegung zur Intention und zum Setting dieses Anrufs. Denn nur ein zielführendes Gespräch mit der entscheidenden Person zur passenden Zeit schafft die Voraussetzung für eine erfolgreiche Bewerbung.

Das Ziel des Gesprächs sollte sein:

  1. Dein potenzieller Arbeitgeber erhält einen ersten positiven Eindruck von Dir und Du erzeugst Interesse.
  2. Du erhältst alle wichtigen Detailinfos zur Position und zum Arbeitgeber, die Du für Deine Entscheidung und die Bewerbung benötigst.
  3. Du hast für Dein Bewerbungsanschreiben einen konkreten Bezugspunkt aus dem Gespräch – die Beziehungsbrücke.

Um ins Gespräch zu kommen, bieten sich vielfältige Möglichkeiten an: Messen, Tage der offenen Tür, Seminare, Vorträge oder andere Veranstaltungen – oder ganz schlicht ein Telefonat. Auch in heutigen Zeiten mit diversen Kommunikationskanälen verschafft ein klingelndes Telefon eine Dringlichkeit, wie sie anders kaum erzeugt werden kann. Zudem bietet ein direkter Dialog eine höhere Informationsdichte und die Chance, klarer und spontaner zu kommunizieren. Vor allem aber kommt es auf eine gute, spürbare Verbindung zwischen den Gesprächspartner*innen an – menschlich und natürlich auch technisch.

Auch das Timing entscheidet über ein zielführendes Gespräch. Sowohl Personaler*innen als auch Fachvorgesetze sind wahrscheinlich am Montagvormittag oder Freitagnachmittag nicht sonderlich gesprächsbereit. Meiner Erfahrung nach eignet sich ein Zeitfenster von 11 – 16 Uhr am besten. Allerdings kann das nicht pauschalisiert werden. Wenn Du Deine Ansprechperson erreichst, ist es wichtig, gleich zu Beginn zu klären, ob Dein Gegenüber sich jetzt z.B. 10 Min. Zeit nehmen kann. Falls nicht, vereinbare einen Termin.

Personaler*innen sind in der Regel die richtigen Ansprechpartner*innen, wenn es um den Bewerbungsprozess an sich oder allgemeine Informationen zur Stelle oder zum Unternehmen geht. Detailfragen zur Position kann die Leitung der relevanten Abteilung, also die*der Fachvorgesetzte, meist besser beantworten. Diese Personen sind die sogenannten Hiring Manager und beeinflussen maßgeblich die Personalentscheidung.

Auch wenn es in diesem ersten Gespräch darum geht, dass Du einen guten Eindruck hinterlässt, solltest Du nicht versuchen, Dein Gegenüber von Dir zu überzeugen. Gehe vielmehr mit aufrichtigem Interesse ins Gespräch. Durch Fragen vermittelst Du Wertschätzung. Mit der folgenden Checkliste kannst Du Dich bestmöglich auf das Vorab-Telefonat vorbereiten und es souverän führen.

Checkliste für ein erfolgreiches Vorab-Telefonat

[x] Du hast ausgiebig zum Unternehmen recherchiert und interessante Eckpunkte zusammengetragen.
[ ] Im Fall einer Stellenanzeige hast Du diese gründlich analysiert.
[ ] Du hast die richtige Ansprechperson recherchiert und möglichst viel über die Person und ihre Rolle im Unternehmen herausbekommen.
[ ] Du hast Dir überlegt, was Du in Erfahrung bringen möchtest und eine Fragenliste mit bewusst gewählter Reihenfolge für das Telefonat erstellt (zunächst sachliche Fragen, dann heiklere).
[ ] Zu Beginn des Telefonats stellst Du Dich mit Namen und Deinem Anliegen kurz vor (z.B. dass Du gerne zum Stellenangebot etwas mehr erfahren möchtest, bevor Du Dich bewirbst).
[ ] Du fragst, ob Dein*e Gesprächspartner*in dazu die richtige Ansprechperson ist und ob sie*er sich dafür gerade die Zeit für Dich nehmen kann.
[ ] Du stellst die erste Frage und versuchst damit, in einen guten Dialog zu kommen. So stellst Du in Anlehnung an Deine Fragenliste im passenden Moment die richtige Frage.
[ ] Notiere Dir sämtliche Antworten.
[ ] Vermeide im Gespräch nach Möglichkeit geschlossene Fragen, auf die nur mit Ja oder Nein geantwortet werden kann, sondern verwende offene Fragen, die Dein Gegenüber zum Nachdenken anregen und Dir weiterführende Information ermöglichen (z.B. Fragen, die mit »Wie…?« beginnen).
[ ] Bedanke Dich am Ende für die aufgewendete Zeit, auch wenn im Gespräch für Dich nicht viel dabei herauskam (man sieht sich immer zweimal im Leben …).
[ ] Dokumentiere für Dich, wann Du mit wem gesprochen hast.
[ ] Was waren die wesentlichsten Infos, die Dich zur Bewerbung führen?
[ ] Schicke Deine Bewerbung zeitnah ab und nimm im Anschreiben bzw. der E-Mail konkreten inhaltlichen Bezug auf das Telefonat.

Natürlich ist diese Checkliste noch kein Garant für ein gelingendes Vorab-Telefonat. Auch hier gilt: Übung macht den Meister. Sei mutig und eine*r der wenigen Bewerber*innen, die vor der Bewerbung mit ihrem potenziellen Arbeitgeber ins Gespräch gehen. Vielleicht hast Du genau deshalb dann auch die Nase vorn.

Mehr Infos zum Thema Vorab-Telefonat findest du auf Christians Blog.

Viele weitere Hilfestellungen, wie du einen sinnerfüllten Job findest und deinen Wunsch-Arbeitgeber auch von deinen Potenzialen überzeugst, findest du im neuen Buch von Bewerbungscoach Christian B. Rahe: »Ehrlich Bewerben - Wie Du Arbeitgeber Deines Traumjobs mit wahrlich einzigartigen Bewerbungsschreiben von Deiner Persönlichkeit und Motivation überzeugst – besonders geeignet für Quereinsteiger.« (ISBN-13: 979-8624510937).

Gute Quellen für deine Jobsuche

Bei der Suche nach passenden Stellen im Nachhaltigkeitsbereich empfiehlt es sich, sich auf spezialisierten Jobbörsen zu tummeln - hier veröffentlichen Non-Profits, soziale Organisationen und nachhaltige Unternehmen besonders gern ihre Stellen. Wir haben für dich eine Übersicht über die besten fachspezifischen Stellenmärkte für den Sozialen Sektor (Soziale Arbeit, Entwicklungszusammenarbeit, Gesundheit & Bildung), die Umwelt-Branchen (Naturschutz, Umwelttechnik, Geowissenschaften, Landwirtschaft und Ökologie) sowie Erneuerbare Energien erstellt. Probiere deine gezielten Suchbegriffe gleich mal aus!

Nur wenige passende Stellenanzeigen zu finden?

Falls du bei deiner Recherche nur wenige passende Stellenanzeigen findest, muss es nicht zwingend bedeuten, dass es diese nicht gibt – es könnte auch zum Teil an deiner Art zu suchen liegen. Denn die Ergebnisse, die eine Suchmaschine oder eine Datenbank ausspuckt, sind nur so gut wie die Suchbegriffe, die du eingibst. Dafür haben wir eine weitere Checkliste zum Thema zielführende Stellensuche, die dir helfen kann, mehr interessante Angebote aufzuspüren.

Plan B: Suche auf den verdeckten Arbeitsmarkt ausdehnen

Natürlich kann es – trotz sorgfältigster Recherche – sein, dass der Arbeitsmarkt für deine Branche gerade einfach gesättigt ist und nicht viele Stellen ausgeschrieben werden. Und gerade im gemeinnützigen Sektor wird ohnehin ein Großteil der Stellen – und zwar bis zu 70 Prozent (!) - wie zu Beginn erwähnt, gar nicht erst öffentlich ausgeschrieben, sondern über interne Kanäle auf dem verdeckten Arbeitsmarkt vergeben. Aber es gibt äußerst wirkungsvolle, sog. pro-aktive Netzwerkstrategien, mit denen du dir Zugang zu diesen verdeckten Stellen verschaffen kannst. Dazu findest du in unserem Blog einen umfangreichen Artikel, in dem alle Strategien des pro-aktiven Netzwerkens ausführlich erläutert werden.

Portrait-Foto von Bewerbungscoach Christian B. Rahe
Foto © Christian B. Rahe

Über den Autor

Christian B. Rahe bringt gute Menschen mit guten Unternehmen zusammen, damit sie gemeinsam Gutes tun. Er begleitet seit vielen Jahren Menschen in beruflichen Umbrüchen und schreibt mit ihnen »BewerbungsUnikate« für gewählte Arbeitgeber. Viele seiner Klient*innen sind hoch motivierte Quereinsteiger*innen. Mehr Informationen, Tipps und verantwortungsvolle Unternehmen findest du auf der Homepage von BewerbungsUnikate sowie auf Christians Plattform »Gute Arbeitgeber«.

Inhalt
  • Checkliste für ein erfolgreiches Vorab-Telefonat
  • Gute Quellen für deine Jobsuche
  • Nur wenige passende Stellenanzeigen zu finden?
  • Plan B: Suche auf den verdeckten Arbeitsmarkt ausdehnen
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