Kündigung mit Haltung: Wie du Mitarbeitende wertschätzend verabschiedest

Wenn die Förderung endet

Ein Umweltverband verliert die Anschlussfinanzierung für sein Bildungsprojekt. Eine Entwicklungsorganisation streicht Programme, weil Geberländer ihre Mittel kürzen. Ein Sozialträger muss seine Verwaltung straffen. In allen drei Fällen hat meist niemand versagt, und trotzdem verlieren Menschen, die oft aus Überzeugung dort arbeiten, ihren Arbeitsplatz.

Wie verbreitet das gerade ist, zeigt eine Umfrage des Verbands VENRO aus dem September 2026. Mindestens 200 Stellen wurden abgebaut, u.a. aufgrund von Kürzungen von öffentlichen Zuwendungen. Weitere Folgen werden laut den Befragten zeitversetzt sichtbar, weil Stellen nicht nachbesetzt werden und Projekte auslaufen.

Als Führungskraft oder HR-Verantwortliche:r im Nachhaltigkeitssektor vertrittst du nach außen Fairness und Teilhabe und hast die Aufgabe, trotz der wirtschaftlich schwierigen Lage diese Werte zu vertreten. Manchmal ist das Streichen von Stellen unausweichlich. Gleichzeitig können Kündigungen empathisch und wertschätzend gestaltet werden. Dieser Artikel zeigt dir, wie das gelingt und an welchen kritischen Stellen das Fingerspitzengefühl oftmals vergessen wird.

Warum die Kommunikation der Kündigung mehr zählt als ihre Begründung

Viele Führungskräfte stecken ihre Energie in die Ausformulierung einer sachlich nachvollziehbaren Begründung. Die Forschung legt nahe, dass die Art, wie die Kündigung kommuniziert wird, viel wichtiger ist im Hinblick darauf, wie die gekündigte Person die schlechte Nachricht auffasst. 

In zwei Szenario-Experimenten untersuchten deutsche Forschende, welche Handlungen der Führungskraft die Reaktionen auf eine Kündigung prägen:

• Respektvolle Worte ließen das Verfahren fairer wirken und dämpften die Wut auf den Arbeitgeber. 
• Eine ausführliche Erklärung erhöhte zwar die wahrgenommene Fairness, senkte aber weder die Wut noch den Impuls, sich öffentlich über den Arbeitgeber negativ zu äußern.
• Außerdem schnitt die Mitteilung durch die direkt vorgesetzte Führungskraft besser ab als eine durch z.B. externe Berater:innen oder die HR-Abteilung. Eine solche “Kommunikation über Umwege” verstärkte das Gefühl des Vertauensbruches. Die Autor:innen der Studien raten daher ausdrücklich davon ab, die Aufgabe abzugeben – auch nicht an HR.

Das passt zu einem Klassiker der Organisationspsychologie. Studien aus den 1990er Jahren zeigen, dass ein als fair erlebtes Verfahren die Wucht eines negativen Ergebnisses abfedert, bei Gekündigten ebenso wie bei verbleibenden Kolleg:innen.

Die Gestaltung von Abschieden hat nicht zuletzt Auswirkungen auf die Reputation der Organisation. Eine kununu-Analyse wertete rund 196.000 Bewertungen aus Österreich aus den Jahren 2023 bis 2025 aus. Wo ehemals Beschäftigte über negative Offboarding-Erfahrungen berichteten, fiel deren durchschnittliche Weiterempfehlungsrate massiv schlechter aus, und ihre Gesamtbewertung ist deutlich kritischer. Beklagt wurden vor allem mangelnde Kommunikation, fehlende Transparenz und geringe Wertschätzung. 

Die Zahlen legen nahe, dass der letzte Eindruck sehr großen Einfluss darauf hat, wie ehemalige Beschäftigte die Organisation rückblickend insgesamt bewerten. Es kann daher fatal sein, das Offboarding als rein bürokratische Pflichtaufgabe zu betrachten, statt als wichtigen, abschließenden Meilenstein der Employer Journey, der mit Struktur und guter Kommunikation gestaltet werden sollte.

Vor dem Gespräch: Entscheidung, Rahmen und Rechtssicherheit

Wertschätzung beginnt mit einer Entscheidung, die wirklich feststeht. Wer im Gespräch Optionen andeutet, die es nicht gibt, weckt Hoffnung und nimmt der Person Zeit für die Neuorientierung. Prüfe deshalb vorher, ob es eine andere Einsatzmöglichkeit innerhalb der Organisation gibt, denn die Frage wird wahrscheinlich kommen.

Rechtlich gibt es feste Regeln, an denen eine Kündigung scheitern kann. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung, im Zweifel sollte eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht herangezogen werden. Das wichtigsten Grundlagen in Kürze:

• Eine Kündigung braucht die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). 
• Gibt es einen Betriebsrat, musst du ihn vor jeder Kündigung anhören, sonst ist sie unwirksam (§ 102 BetrVG). 
• Bei ordentlichen Kündigungen darf der Betriebsrat die Wochenfrist ausschöpfen, und eine davor ausgesprochene Kündigung ist unwirksam, sofern er nicht schon abschließend Stellung genommen hat (Gerichtsentscheidung).

Die Fristen regelt § 622 BGB: grundsätzlich vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende, für Arbeitgeber:innen mit wachsender Betriebszugehörigkeit bis zu sieben Monate. Das Kündigungsschutzgesetz gilt grundsätzlich in Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten und nach sechs Monaten Beschäftigung. Dann braucht die Kündigung einen anerkannten Grund, etwa einen betriebsbedingten.

Daneben gibt es die Ebene, die kein Gesetz regelt: 

• Erfährt die betroffene Person über den Flurfunk vom Wegfall ihrer Stelle, ist das Vertrauen verspielt, bevor das Gespräch überhaupt begonnen hat. 
• Ganz wichtig: Halte den Kreis der Eingeweihten klein und informiere die Person, bevor die Info ans Team geht
• Wähle einen ruhigen Raum und plane mehr Zeit ein, als du brauchst, damit niemand mit offenen Fragen hinausgeht. 
• Überlege außerdem, was du anbieten kannst: ein qualifiziertes Zeugnis, eine geordnete Übergabe, Kontakte im Netzwerk. Wer mit konkreten Angeboten ins Gespräch geht, zeigt, dass die menschliche Seite nicht vergessen wird.

Das Kündigungsgespräch: Aufbau, Rollen und Formulierungen

Die Führungskraft führt das Gespräch selbst: Du bist die Person, mit der die oder der Betroffene täglich gearbeitet hat. Es empfiehtl sich, die eigentliche Mitteilung zügig an den Anfang zu stellen und auf Smalltalk zu verzichten. Ein gängiger Ablauf umfasst vier Schritte:

1. Botschaft: Sag in den ersten Sätzen klar, worum es geht, zum Beispiel: „Ich habe eine schlechte Nachricht für dich. Die Förderung für dein Projekt endet im Dezember, und damit endet auch dein Arbeitsverhältnis.“ Vermeide Formulierungen wie „Wir überlegen, ob …“, wenn die Entscheidung längst gefallen ist.
   
   
2. Begründung: Erkläre knapp, sachlich und ehrlich, warum es so kommt. Hat die Ursache nichts mit der Person zu tun, sag das klar. Eine Entscheidung wirkt glaubwürdiger, wenn sie sich auf äußere Faktoren bezieht, und eine nachvollziehbare Erklärung erhöht das Fairness-Empfinde, wenngleich Wut und Enttäuschung sich natürlich nicht vermeiden lassen.
   
   
3. Raum für Emotionen: Rechne mit Reaktionen wie Schockstarre, Wut, Schweigen oder Tränen. Bleib präsent und gib der Person Zeit. Laut Studien schneiden Führungskräfte, die auf den Schock der Person nur mit Schweigen reagierten, schlechter ab als jene, die Bedauern äußerten und die Arbeit würdigten. Ein anerkennender Satz wie „Es tut mir leid, dass ich dir das sagen muss. Ich habe deine Zuverlässigkeit immer geschätzt und ich kann sehr gut verstehen, dass dich das wütend macht.“ kann helfen, ebendiese Wut zu regulieren.
   
   
4. Formelles und Abschluss: Kläre, was ab jetzt gilt: Frist, Urlaub, Übergabe, Zeugnis, Arbeitsuchendmeldung. Übergib das Kündigungsschreiben persönlich und lass dir den Empfang bestätigen. Biete eine Folgegespräch an, denn oft landet die Nachricht erst im Nachgang so richtig bei den Betroffenen.

Welche Personen sollten bei einem Kündigungsgespräch dabei sein? 

Manche Ratgeber empfehlen für die Gesprächsbesetzung eine Kombination aus Führungskraft und HR. Eine Studie von Richter et al. gibt jedoch Hinweise darauf, dass die Anwesenheit einer dritten Person das Gefühl von Respektlosigkeit verstärkte, und Sicherheitspersonal oder ein öffentlicher Gang aus dem Haus verstärken Wutgefühle. Ein Kompromiss: Frag die Person vorher, ob sie eine zweite Person im Raum akzeptiert, und gib HR die Rolle der Ansprechperson für Fristen und Formalien. Ausgesprochen wird die Kündigung von der Führungskraft.

• Das hilft: klare erste Sätze, ehrliche Gründe, ausdrückliche Anerkennung, Zeit für Fragen, ein Folgetermin
• Das erschwert: Smalltalk zum Einstieg, vage Formulierungen, Delegation an Dritte, Eile, Rechtfertigungen

Freistellung, Zeugnis, Arbeitsagentur: Wo Haltung im Detail sichtbar wird

In welchen Fällen kann eine Freistellung sinnvoll sein?

Viele Arbeitgeber stellen gekündigte Mitarbeitende bis zum Ende der Frist frei. Für manche mag das eine Erleichterung sein, viele Menschen empfinden dies jedoch vielmehr als Kränkung, weil sie z.B. ihre Projekte nicht mehr abschließen dürfen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 25. März 2026 (5 AZR 108/25) eine pauschale Freistellungsklausel in einem Formulararbeitsvertrag für unwirksam erklärt. Freistellungen bleiben möglich, aber nur, wenn im Einzelfall das Interesse des Arbeitgebers überwiegt und das nachvollziehbar dokumentiert ist, denn Beschäftigte haben ein starkes Recht auf tatsächliche Beschäftigung. Bei einer einvernehmlichen Freistellung kommt es auf diese Voraussetzungen nicht an. Frag im Zweifelsfall die Person also, ob sie bis zum Schluss arbeiten oder freigestellt werden möchte. Das wahrt ihre Würde und erspart dir eine juristische Abwägung.

Das Arbeitszeugnis ist Pflicht

Der Anspruch auf ein Zeugnis entsteht schon mit Zugang der Kündigung, weil Betroffene sich damit weiter bewerben müssen. Mit anderen Worten: Arbeitgeber sind rechtlich verpflichtet, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen. 

Kündige proaktiv an, dass du das Zeugnis spätestens bis zum Austrittstag an die Person aushändigen – und halte dich auch daran. Auch das ist eine Mindestanforderung an Wertschätzung. Wenn ehemals Beschäftigte nach ihrem Austritt dem Zeugnis hinterherrennen müssen, obwohl es ihnen rechtlich zusteht, ist das nicht nur lästig, sondern hinterlässt einen denkbar schlechten Eindruck.

Die Formulierung des Zeugnisses muss wahr (Wahrheitspflicht), jedoch gleichzeitig wohlwollend (Wohlwollensgrundsatz) gewählt werden. Informiere dich über die differenzierte Bedeutung der einzelnen Standard-Formulierungen zur Bewertung und achte darauf, die Verantwortungsbereiche und Aufgaben der Person vollständig im Zeugnis aufzulisten.

Eine Schlussformel mit Dank, Bedauern und guten Wünschen schuldest du rein rechtlich nicht. Gerade deshalb ist sie ein bewusstes Zeichen der Wertschätzung, wenn du sie ehrlich meinst.

Auf Fristen der Arbeitsagentur hinweisen 

Gekündigte müssen sich spätestens drei Monate vor Ende des Arbeitsverhältnisses arbeitsuchend melden, bei kürzerer Frist innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis. Das Sozialgesetzgesetzbuch III sieht vor, dass der Arbeitgeber frühzeitig darauf hinweist. Eine verspätete Meldung kann eine einwöchige Sperrzeit beim Arbeitslosengeld nach sich ziehen. Nimm den Hinweis am besten als Standard-Baustein in das Kündigungsschreiben auf und weise auch mündlich noch einmal darauf hin, damit niemand wegen einer Formalität Geld verliert.

Das Team nicht vergessen

Eine Kündigung trifft nie nur die gekündigte Person. Kolleg:innen, die in der Organisation bleiben, erlebt oft Schuldgefühle, die Sorge, als Nächste:r betroffen zu sein, und übernehmen durch den Personalwegfall zusätzliche Arbeit. Eine Kolumne im Magazin Personalwirtschaft beschreibt das als “Workplace Survivor Syndrome”. Laut einer dort zitierten Befragung des Softwareanbieters Lattice gaben 74 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen an, dass es zwischen vier Monaten und mehr als einem Jahr dauert, bis Motivation und Produktivität nach einem Stellenabbau wieder das alte Niveau erreichen. Wie stark die Folgen ausfallen, hängt vor allem davon ab, wie fair die Verbleibenden die Entlassung und ihre Handhabung wahrnehmen.

Daraus ergeben sich vier Aufgaben:

1. Informiere das Team zeitnah und ehrlich, und mache auch transparent, was du noch nicht weißt. Bleiben Fragen unbeantwortet, malen sich Kolleg:innen selbst aus, was passiert, und diese Vermutungen fallen oft schlimmer aus als die tatsächliche Lage. Ein Beispiel: „Die Förderung für das Bildungsprojekt endet im Dezember, deshalb verlässt uns Anna. Ob es eine Anschlussfinanzierung gibt, wissen wir erst im Februar. Ich sage euch sofort Bescheid, sobald ich mehr weiß.“ Versprich nur, was du halten kannst, etwa dass alle anderen Stellen sicher sind, sofern das wirklich stimmt.
   
   
2. Gib dem Abschied eine Form, etwa ein gemeinsames Mittagessen oder eine andere Art der Abschiedsrunde. Stelle des Weiteren sicher, dass ein kleines Abschiedsgeschenk organisiert wird, auch das ist eine Form der Wertschätzung. Spreche als Führungskraft unbedingt ein paar anerkennende und dankende Worte vor der großen Runde für die Person aus. Wenn das Team das Gefühl bekommt, dass Kolleg:innen von einem auf den anderen Tag einfach “verschwinden”, hinterlässt das ein äußerst ungutes Geschmäckle.
   
   
3. Verteile die verbleibende Arbeit realistisch neu und gehe in einen offenen Dialog, wer welche Kapazitäten hat. Definiert dabei auch gemeinsam, welche Aufgaben depriorisiert und ggf. auf Eis gelegt werden können. Den Workload einfach stillschweigend auf weniger Schultern zu legen, verursacht großen Frust, Stressbelastung und führt fast zwangsläufig zu einer Verschlechterung der Teamleistung.
   
   
4. Und denk auch an dich selbst: Führungskräfte sind doppelt belastet, weil sie die Entscheidung mittragen und zugleich das Team führen müssen. Such dir Unterstützung, bleib im Austausch mit anderen Führungskräften und nimm Coaching oder Therapie in Anspruch, wenn dich die Situation stark belastet.

Besonderheiten im Nachhaltigkeitssektor

Projektstellen sind im Sektor weit verbreitet. Endet ein befristeter Vertrag mit dem Projekt, ist das rechtlich keine Kündigung, für die Betroffenen fühlt es sich oft trotzdem so an. Wer Stellen aus Projektmitteln befristet, sollte den Sachgrund sorgfältig prüfen: Das Bundesarbeitsgericht erkennt Drittmittel nur dann als Grund an, wenn sie für eine genau bestimmte Zeit bewilligt wurden und danach wegfallen sollen. Diese Frage gehört vor den Vertragsschluss.

Für die Haltung zählt vor allem Transparenz von Anfang an. Wer bei der Einstellung offen kommuniziert, woran eine Stelle hängt, und früh über Finanzierungslücken informiert, steht später weniger unter Rechtfertigungsdruck. Wenn Fördergeber ausfallen, hilft es, im Team nachvollziehbar zu machen, welche Optionen geprüft wurden: Gab es Anschlussanträge, Arbeitszeitreduzierungen, interne Wechsel?

Viele Teilbereiche des Sektors sind außerdem eng vernetzt. Ehemalige begegnen sich oft bei Fördergebern, Partnerorganisationen und neuen Arbeitgebern wieder. Ein guter Abschied zahlt sich deshalb doppelt aus. Biete konkrete Hilfe an, z.B. Kontakte in Netzwerke, Verbände und Partnerorganisationen, empfehle die Person weiter und biete dich aktiv als Referenzperson für Bewerbungen an.

Fazit

Fairness, Wertschätzung und Menschlichkeit stehen in vielen Organisationsleitbildern. Wie viel sie tatsächlich wert sind, zeigt sich besonders dann, wenn es unbequem wird. 

Die Entscheidung für eine Kündigung selbst lässt sich nicht immer ändern. Wie du sie kommunizierst und mit den Betroffenen umgehst, dagegen schon. Eine Kündigung mit Haltung lebt von Transparenz, Respekt und klaren Regelungen. Dazu gehört auch, die verbleibenden Kolleg:innen mit ihren Fragen und Sorgen ernst zu nehmen und den Abschied so zu gestalten, dass es sich für alle Beteiligten rund anfühlt.