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Interview mit SYSTOPIA Organisationsberatung

Nonprofits & Organisationsentwicklung: »Ohne gute IT-Werkzeuge kann eine Organisation nicht wachsen«

von Regina Rohland, 2. März 2016 06:57
Martin Peth blickt auf mehr als zehn Jahre Erfahrungen des Arbeitens im Nonprofit-Bereich zurück. Für SYSTOPIA ist er als Berater und Projektmanager tätig, einer Unternehmensberatung die sich auf die Entwicklung und Anwendung von CRM-Konzepten zur Unterstützung von Non-Profit-Organisationen spezialisiert hat.

Foto: © Martin Peth

Mit Hilfe von IT-Software können Nonprofit-Organisationen ihren Austausch mit Interessenten und Mitgliedern effizienter gestalten. Zusätzlich lässt sich das Arbeiten innerhalb der Organisation erleichtern. CiviCRM ist eine kostenlose Software, die speziell für Stiftungen, Nonprofit-Organisationen, Verbände u.ä. entwickelt wurde. Sie bietet sich auch für kleinere Organisationen mit einem geringen Budget an und wird bereits von 10.000 Nonprofits weltweit genutzt. Wird zum Beispiel eine Website für Online-Spenden angelegt, leitet die Software die eingehenden Daten direkt an die CiviCRM-Datenbank weiter. Diese sind dann auch für die Buchhaltung schnell ersichtlich.

Was ist das Geschäftskonzept von SYSTOPIA? Wie können IT-Systeme den Erfolg von Non-Profit-Organisationen fördern?

Martin Peth: Unser Ziel ist es, Organisationen bei der Professionalisierung zu unterstützen. Nonprofits können einen großen gesellschaftlichen Nutzen stiften. Aber ihre Wirkung bleibt oft begrenzt, weil ihre Strukturen und Prozesse nicht leistungsfähig sind.

Wir arbeiten häufig an der Schnittstelle von Technik und Organisation. Ohne gute IT-Werkzeuge kann eine Organisation nicht wachsen. Gute Systeme ermöglichen dagegen das Beherrschen großer Informationsmengen, effizientes und gut koordiniertes Arbeiten und einen intensiven Austausch mit der Unterstützer*innen-Basis. Aber die Tools müssen auch zur Organisation passen, und die Einführung größerer Systeme kann leicht scheitern, wenn man die Menschen nicht im Blick hat. Daher arbeiten bei uns IT-Experten zusammen mit Beratern, die ihren Hintergrund in der Organisationsentwicklung und im Projektmanagement haben. Außerdem kommen wir selber aus der Nonprofit-Welt und verstehen daher die typischen Anforderungen und Bedürfnisse.

Unser Schwerpunkt ist derzeit CRM (Constituent Relationship Management), also die systematische, durch ein umfassendes IT-System gestützte Erfassung von Kontaktinformationen und die Verbesserung der zugehörigen.

Was ist CiviCRM? Wie geht die Software in der Anwendung vor?

Peth: CiviCRM ist eine Open-Source-Software, die speziell für die Bedürfnisse von Nonprofit-Organisationen entwickelt wurde. Sie bietet ein sehr breites Funktionsspektrum mit dem Ziel, verschiedenste Organisationsbereiche in einem System und in einer Datenbank zusammenzuführen.

Im Mittelpunkt stehen Kontakte, also Personen, Organisationen und Haushalte. Kontakte können mit Tags und Gruppen strukturiert werden. Mit beliebig vielen Feldern und durch eine Aktivitätenhistorie kann man alle relevanten Informationen erfassen. Die Kontakte können dann mit Spendendaten, Mitgliedschaften, Veranstaltungen, Volunteer-Aufgaben und vielem mehr verknüpft werden. Für all diese Bereiche stellt das System zudem umfassende Funktionen bereit, um die entsprechenden Prozesse und Kommunikationsaufgaben zu unterstützen.

CiviCRM ist webbasiert und lässt sich hervorragend in Webseiten integrieren. Man kann etwa Online-Formulare direkt mit der Datenbank verknüpfen, Online-Spenden und -Veranstaltungsanmeldungen anbieten. Webbasiert heißt natürlich auch, dass die Software einfach von überall mit dem Browser bedient werden kann. Das System ist außerdem sehr flexibel anpassbar, durch Konfigurationsmöglichkeiten und durch eine Vielzahl von Erweiterungen.

Die Software wurde ursprünglich in den USA entwickelt. Wir haben einige Erweiterungen programmiert, um auch typische Anforderungen zu erfüllen, die von deutschen Organisationen regelmäßig gestellt werden. Das sind vor allem Zuwendungsbescheinigungen, Einzug von SEPA-Lastschriften und das Einlesen von Kontoauszügen zur Zuordnung von Spenden und Beiträgen. Damit ist CiviCRM inzwischen eine starke Lösung auch für Anwender in Deutschland.

Wie ist die Idee für das Unternehmen entstanden?

Peth: Mein Mitgründer Fabian Schuttenberg und ich haben früher zusammen in einer Nonprofit-Organisation gearbeitet. Wir hatten dann zunehmend den Eindruck, dass Nonprofit-Organisationen zwar von hoher Motivation und guten Anliegen getrieben werden, dass die Ergebnisse dem aber oft nicht gerecht werden. Daraus entstand der Wunsch, Organisationen bei der Professionalisierung zu unterstützen, damit sie "Gutes besser tun können".

Fabian und ich haben beide einen Hintergrund in der Organisationsentwicklung. Wir haben uns dann noch mit IT-Experten verstärkt, um auch diesen Bereich mit hoher Qualität abdecken zu können.

Mit welchen Anliegen wenden sich NPOs an euch? Gibt es häufig auftretende Probleme bei den Organisationen?

Peth: Wie gesagt liegt unser Schwerpunkt beim CRM. Viele Organisationen stellen fest, dass sie mit diesem Ansatz und einer entsprechenden technischen Lösung wesentliche strukturelle Probleme lösen können. Das Thema CRM ist inzwischen auch bei vielen Nonprofits in Deutschland angekommen. Auch die freie Software CiviCRM wird hierzulande immer bekannter. Häufig werden wir daher direkt danach gefragt.

Oft ist es so, dass wachsende Organisationen sich ad hoc Teillösungen für ihre Daten und Prozesse suchen. Sie haben dann zum Beispiel diverse Excel-Tabellen mit Kontaktinformationen, ein Newsletter-Tool, eine Lösung für Online-Spenden, eine weitere für Spendenverwaltung, Veranstaltungsanmeldungen kommen durch ein Formular auf der Webseite oder per Mail usw. Das ist enorm aufwändig und fehleranfällig - und dabei haben alle diese Bereiche eines gemeinsam: Es geht um Informationen zu Kontakten und um Austausch- und Kommunikationsprozesse. Die Idee von CRM ist es, all das zusammenzuführen.

Wir beraten aber auch auf übergeordneter Ebene und erarbeiten Wissensmanagement-Konzepte. Das CRM kann dann eine Komponente davon sein. Wir arbeiten aber bei Bedarf auch mit anderen Tools, etwa zum Projektmanagement und zum Dokumentenmanagement. Wichtig ist uns der Open-Source-Ansatz, denn damit bleiben Organisationen unabhängig, und kostengünstiger ist es auch meist.

Was sind die ersten Schritte, um diese Probleme zu beheben? Können Sie uns das an einem Fallbeispiel erläutern?

Peth: Zunächst geht es uns immer darum zu verstehen, was die Organisation wirklich braucht und was mit ihren Möglichkeiten erreichbar ist. Wenn ich beim Beispiel einer CRM-Einführung bleibe, so bedeutet das, Anforderungsdefinitionen und Umsetzungskonzepte zu erstellen, Datenbestände und Altsysteme zu sichten und deren Zweck gründlich zu verstehen. Aufgrund dessen können wir abschätzen, wie aufwändig eine Einführung von CiviCRM im konkreten Fall ist.

Tatsächlich ist die technische Inbetriebnahme von CiviCRM kein besonders großer Aufwand, Lizenzgebühren fallen ebenfalls nicht an. Die Migration von Daten und Prozessen kann dagegen aufwändiger sein - besonders wenn man großen Wert auf die Qualität der Daten und die Stimmigkeit der Prozesse legt. So führen wir etwa bei Bedarf vor dem eigentlichen Import auch eine Bereinigung und Standardisierung der Altdaten durch.

Unsere Aufgabe in der Projektdurchführung liegt - neben der Übernahme der Daten aus dem Altsystem - in der Konfiguration des Systems, in maßgeschneiderten Schulungen und - falls benötigt - in der Programmierung von Erweiterungen. Dazu kommt, dass ein solches Projekt professionell gemanagt werden muss, damit es erfolgreich ist. Da geht es nicht zuletzt viel um Kommunikation mit den Kunden und die gemeinsame Ausarbeitung der Anforderungen im Detail, um regelmäßiges Feedback und Qualitätssicherung. Das ist notwendig, um am Ende keine enttäuschten Erwartungen, sondern ein stimmiges, leistungsstarkes System zu haben.

Manchmal ist nur ein kleines Budget vorhanden, etwa bei noch jungen oder stark ehrenamtlich geprägten Organisationen. Das muss aber nicht heißen, dass eine CiviCRM-Einführung aussichtslos wäre. Kleinere Organisationen unterstützen wir, indem wir ihnen ein günstiges Hosting-Angebot bereitstellen und sie durch Schulungen und punktuellen Support in die Lage versetzen, möglichst selbstständig in die Arbeit mit dem System einzusteigen. Sehr viele Prozesse lassen sich mit den Standardfunktionen von CiviCRM abbilden. Man sollte das System allerdings gut verstanden haben - einfach drauflos zu arbeiten kann später zu Problemen führen.

Neben der Beratung und der IT-gesteuerten Unterstützung bieten Sie auch Workshops an. Von wem werden diese gehalten und was sind typische Inhalte?

Peth: Workshops und Schulungen führen wir in verschiedenen Kontexten durch, in Software-Implementierungsprojekten oder auch bei der Entwicklung von Wissensmanagement-Konzepten. Das ist Aufgabe der SYSTOPIA-Organisationsberater. Wenn die Thematik eher technik-lastig ist, sind unsere IT-Berater gefragt, etwa bei CiviCRM-Entwicklerschulungen.

Was wir inzwischen regelmäßig als offenes Training anbieten, ist eine Grundlagenschulung für CiviCRM. Das ist eine günstige Möglichkeit für Einsteiger*innen, sich schnell das notwendige Wissen anzueignen, um selbstständig produktiv mit dem System zu arbeiten. Dementsprechend steigt die Nachfrage mit dem wachsenden Interesse an CiviCRM bei Organisationen jeder Größe.

Der Link zum Download von CiviCRM hier.


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